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Estar en la cima del trabajo es mucho mejor que al revés.

Un orador le hace una pregunta al tercer decimal sobre un proyecto futuro. Lo clavas. La respuesta está lista y la prueba está a dos clics de distancia.

Con el software de gestión de proyectos adecuado, es más fácil operar a un alto nivel.

Es como usar el par de zapatos adecuado.

Si nunca ha probado el software de gestión de proyectos, estas opciones gratuitas son un excelente lugar para comenzar.

Y si está utilizando una herramienta frustrante, no se esfuerce más.

Ellos son los mejores libre Opciones de software de gestión de proyectos disponibles ahora.

En serio, todos estos productos son gratis para usar para siempre.

Las 4 mejores opciones gratuitas para software de gestión de proyectos

1. Trello: ideal para la gestión de proyectos ligeros
2. Wrike: ideal para equipos de marketing
3. Jira: ideal para equipos ágiles
4. ClickUp: ideal para grandes organizaciones

Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos gratuito para ti

Estas cosas no son mágicas. Sacas lo que pones.

Me gusta pensar en el software de gestión de proyectos como un espacio de trabajo vacío a la espera de que una empresa se mude.

Le da a cada tarea un enfoque para que los proyectos no se limiten a la itinerancia gratuita a través de canales de mensajería, conversaciones, notas adhesivas y chats casuales.

Una de las mejores partes de una plataforma gratuita para siempre es que puedes ver lo que sucede una vez que conectas tu negocio.

Trabaja con él durante meses y prueba diferentes tipos de proyectos.

Conozco autónomos e incluso pequeñas empresas que han podido llevarse muy bien durante años con un plan freemium.

Entonces, ¿cuál es el adecuado para ti?

Repasemos los aspectos principales del software de gestión de proyectos y cómo pueden tener un impacto.

Estructura basica

Cualquier buena herramienta de gestión de proyectos es simple y tonta. Esto es especialmente cierto para los planes freemium.

Pero no todos están organizados de la misma manera. Algunos usan carpetas y listas tradicionales, mientras que otros rastrean las tareas por completo en tableros.

¿Cómo encajará el trabajo de tu equipo en cada espacio?

Cuanto mejor sea la estructura básica de una plataforma para los proyectos de su equipo, mejor podrá utilizar el software para llegar a donde quiere ir.

Después de todo, con libre software de gestión de proyectos, quiere que se adapte a los procesos de su organización, no que los cambie para adaptarse a la plataforma freemium que elija.

Idealmente, el software de gestión de proyectos ayudará a mover sus procesos comerciales en una dirección positiva. Pero no de la noche a la mañana.

Colaboración

Estas plataformas permiten que las personas trabajen mejor juntas al hacer que los flujos de trabajo comerciales sean transparentes. Cualquiera puede ver el estado de proyectos y tareas.

Pone a la gente en la misma onda, todo el tiempo. Y cuando es necesario realizar cambios, los usuarios pueden alertarse entre sí con comentarios o etiquetando a sus compañeros de equipo. Esto llama la atención sobre el punto exacto del problema.

Con menos incertidumbre, las personas son libres de actuar en lugar de esperar a que una larga cadena de correos electrónicos finalmente obtenga una respuesta.

Algunas plataformas mantendrán un historial de comentarios asociados con cada tarea individual. Otros tendrán una fuente de actividad que registra las actualizaciones de la tarea.

Estas características hacen que sea mucho más fácil para los equipos saber cuándo una tarea está completa al 100%.

Planificación

Las herramientas que me encantan te permiten asignar usuarios y fechas de vencimiento a las tareas. Muy simple, muy útil.

Ya sea que esté construyendo en un tablero o en una lista, puede cambiar de vista para ver las tareas que se muestran en un calendario.

La actualización de la fecha de vencimiento de la tarea también actualizará el calendario, manteniendo a todos en la misma página.

Con algunas de las opciones gratuitas más sólidas, como ClickUp, puede configurar dependencias para gobernar la programación.

Informes

Debido a que contienen información sobre lo que están haciendo los equipos, los informes generados por el software de gestión de proyectos proporcionan mucha información.

Me refiero a medir la productividad, identificar tendencias y ajustarse al presupuesto. Esta información realmente puede ayudar a los gerentes a dirigir sus equipos de manera productiva.

Algunas de las opciones de esta lista, como Jira, tienen informes predefinidos que están listos para usar en cualquier proyecto.

No todo el software de gestión de proyectos gratuito viene con funcionalidad de informes.

Trello, por ejemplo, no proporciona nada fuera de la caja. Dicho esto, puede emparejar una plataforma de análisis de terceros para hacer el trabajo pesado.

Automatizando

La automatización del software de gestión de proyectos gratuito es, sin duda, limitada. Pero cualquiera puede usarlo.

Es solo una muestra de lo que pueden hacer estas plataformas, pero la exposición temprana puede generar dividendos a largo plazo.

Cuando llega el momento de llevarlo al siguiente nivel, los usuarios están listos para aprovechar la automatización en lugar de sentirse intimidados por estas potentes funciones.

No es gran cosa, pero si los usuarios descubren que pueden eliminar ciertos trabajos ocupados de su día, puede aumentar su membresía en la plataforma.

Los diferentes tipos de software de gestión de proyectos gratuito

Hay una increíble variedad de diversidad a considerar cuando se busca el mejor software de gestión de proyectos.

Cuando se trata de planes gratuitos para siempre, el campo se reduce.

En realidad, existen dos tipos de software de gestión de proyectos gratuito:

Verá algunas superposiciones, pero comprender las diferencias entre estos tipos lo ayudará a encontrar una solución diseñada para satisfacer sus necesidades.

Software de gestión de proyectos gratuito

Estos productos tienen una jerarquía organizativa que se ve así:

Equipo → Tablero → Lista → Mapa

Aquí hay una captura de pantalla de Trello, una de las opciones de placa más populares del mundo:

Este es el tablero, que todos los miembros del equipo puede ver. Cada mapa es una tarea, y cae bajo el listado.

Con Trello y otro software basado en placa, los equipos pasan la mayor parte de su tiempo en la placa. Esto implica entrar en tareas para agregar detalles y marcar tareas completas y, opcionalmente, cambiar a la vista de calendario para verificar el ancho de banda.

¿Su flujo de trabajo actual encaja bien con este diseño de mapas y tablas?

Software gratuito de gestión de proyectos basado en listas

Estos productos tienen una jerarquía organizativa que se ve así:

Equipo → Carpeta → Lista → Tarea

ClickUp es un gran ejemplo de cómo un producto basado en listas ayuda a los equipos a mantener el rumbo:

la equipo a su Archivos enumerados a la izquierda. Muy tradicional. Cada carpeta contiene liza, que se descompone en Tareas.

El software basado en listas puede facilitar que los equipos se mantengan organizados que un tablero desordenado. En ClickUp y otras excelentes opciones, la lista se puede arrastrar y soltar, por lo que no es más difícil de usar.

En Wrike, otra solución de gestión de proyectos basada en listas, incluso puedes ver tus proyectos como una hoja de cálculo.

En cuanto a los dos tipos, existe una gran flexibilidad para mostrar proyectos en diferentes formas, como una lista, tablero, calendario o tablero.

Por esta razón, puede parecer que la línea entre estos dos elementos es un poco borrosa.

Sin embargo, desde mi perspectiva, una visión flexible no siempre equivale a una gestión flexible.

Trello funciona muy bien cuando estás construyendo sobre una placa. ClickUp funciona muy bien cuando está creando una lista.

Por supuesto, también pueden hacer lo que el otro está haciendo hasta cierto punto. Creo que funcionan mejor cuando los usas según lo previsto.

Y, dado que todos estos productos son gratuitos para siempre, no va a romper el banco para probar uno de cada tipo y ver lo que piensan usted y su equipo.

# 1 – Trello: ideal para la gestión de proyectos ligeros

Trello es una de las opciones de gestión de proyectos más fáciles de usar que existen. Tal vez por eso más de un millón de equipos en todo el mundo usan Trello.

Cuando digo fácil de usar, me refiero a que prácticamente no hay curva de aprendizaje para interactuar con el producto.

Arrastrado. Olvídelo. Haga clic en. Terminado.

Las tablas se componen de mapas y listas. Al hacer clic en cualquier tarjeta, aparecen todos los detalles relevantes, como quién es el responsable, qué debe hacerse y cuándo debe hacerse.

Obviamente, los equipos ágiles descubrirán la configuración del estilo Kanban, pero Trello es tan básico (en el buen sentido) que la gente puede crear tableros en el marco que mejor les funcione.

Mantener el rumbo en Trello es tan fácil, es casi divertido.

Asigne tareas a las personas y se les notificará instantáneamente cuando se realicen cambios. Cada tarea incluye una fuente de comentarios y los miembros del equipo pueden usar @menciones para informar problemas específicos.

Los usuarios pueden cambiar de la vista de tabla a la vista de calendario para ver sus tareas desglosadas de una semana a otra. También pueden "mirar" tarjetas a las que no están asignadas, lo cual es ideal para los gerentes.

La plataforma Trello tiene dos características de potencia principales.

Hay Power-Ups, que le permiten conectarse a un servicio de terceros. Podría ser una herramienta de seguimiento del tiempo, un creador de gráficos de Gantt o una herramienta de colaboración como Slack.

Y luego está Butler, un servicio de inteligencia artificial que encuentra tareas repetitivas y lo ayuda a automatizarlas. Puede crear botones que inicien flujos de trabajo simples o programar tareas para crear.

Con la versión gratuita de Trello, obtienes:

• 10 tableros por equipo
• Tarjetas y listas ilimitadas
• La capacidad de agregar archivos adjuntos a tarjetas, hasta 10 MB cada uno
• Autenticación de dos factores
• Un Power-Up por tarjeta
• 50 pedidos de mayordomo por mes

Es increíblemente fácil crear lo que necesita en Trello. Todavía hay mucha libertad para crear la estructura que necesita, pero también ofrecen una variedad de plantillas para la gestión de proyectos:

También hay plantillas listas para usar para RRHH, ventas, soporte y otros servicios.

Trello está aquí para usted para la gestión de proyectos ligeros. Ciertamente, existe un límite en lo que puede rastrear en cada tarjeta, incluso en comparación con otro software gratuito de gestión de proyectos.

Sin embargo, para un solo equipo, administrar una canalización de ventas, un calendario de contenido o algo similar será muy sencillo.

# 2 – Wrike: ideal para equipos de marketing

Wrike es una plataforma de gestión de proyectos verdaderamente versátil con una versión gratuita para siempre para equipos de hasta cinco.

Hay varias razones por las que funciona tan bien para los equipos de marketing en comparación con algunos de los otros mejores software gratuitos de gestión de proyectos.

En primer lugar, las funciones colaborativas están muy bien desarrolladas.

Puede almacenar tareas en proyectos o carpetas. Los compañeros de equipo pueden agregar comentarios, etiquetar a los compañeros de trabajo con @menciones y adjuntar archivos directamente a cualquier tarea, carpeta o proyecto.

De acuerdo, te escucho decir: "Suena como algunos de los otros programas de gestión de proyectos gratuitos".

Pero lo que hace que Wrike sea tan eficaz y listo para usar para los equipos de marketing es que se incluye la integración de correo electrónico. Los usuarios pueden actualizar, crear y priorizar tareas directamente desde su correo electrónico.

Es genial para su equipo, pero también puede invitar a clientes y contratistas. Estos usuarios se designan como colaboradores. Básicamente, puede compartir proyectos y planes sin tener que preocuparse de que los usuarios externos realicen cambios importantes.

Otra característica útil para rastrear campañas de marketing a gran escala es la vista de tabla, que desglosa todas las tareas en una vista de hoja de cálculo:

Estas y otras características mantienen a los equipos de marketing al día y ahorran tiempo.

El feed de actividades en tiempo real, por ejemplo, proporciona a los usuarios un feed de todas las actualizaciones y comentarios sobre los proyectos que se les asignan. Los usuarios pueden filtrar rápidamente el feed de actividades para ver las actualizaciones más importantes.

Algunas de las otras características interesantes incluidas con la versión gratuita de Wrike incluyen:

• Vista de tabla
• Gestión de tareas de arrastrar y soltar
• Cambios masivos
• Integraciones de almacenamiento en la nube
• Integración de Microsoft 365
• 2 GB de almacenamiento
• Aplicación movil

Si Wrike termina siendo una buena opción, tienen planes pagados hechos a medida para equipos creativos y de marketing.

Wrike for Marketers es un software de gestión de proyectos de nivel empresarial dedicado a ayudar a los equipos empresariales a crear experiencias de marca a escala. Ofrecen una prueba gratuita de 14 días para que los equipos puedan familiarizarse con todo lo que viene con la plataforma premium.

Wrike for Marketers Performance lleva el análisis y la automatización del flujo de trabajo a otro nivel.

Hay paneles de control prediseñados, funciones de informes avanzadas, herramientas de visualización de datos e integraciones con 400 aplicaciones adicionales.

Para los equipos de marketing, Wrike es una gran opción. Su software de gestión de proyectos gratuito es suficiente para que un equipo comience, y sus planes pagos llevarán una empresa al siguiente nivel.

# 3 – Jira – Ideal para equipos ágiles

Jira está construido desde cero para servir a equipos que trabajan en un entorno ágil.

Los tableros de tareas personalizables son excelentes para Scrum y Kanban, al igual que Trello.

Lo que distingue a Jira en términos de funcionamiento sin problemas para equipos ágiles son las funciones integradas de informes y hoja de ruta.

Para gestionar un solo equipo, estas dos funciones ahorran tiempo. Trabajan detrás de escena para convertir toda la información en sus tableros en inteligencia visual.

Los mapas de ruta le ayudan a mantener una visión general al colocar el trabajo en una línea de tiempo que traza claramente las dependencias del proyecto.

En lugar de un diagrama de Gantt, que rastrea los resultados, una hoja de ruta rastrea los resultados, como la resolución de problemas de los clientes. Incorpore comentarios, visión del producto y objetivos en su hoja de ruta, no solo entregas, para obtener una mejor idea de la estrategia a largo plazo.

Ya sea un producto nuevo o un incremento de sprint, las hojas de ruta ayudan a los equipos a relacionar su trabajo diario con el progreso del equipo hacia el equipo. Objetivo general.

También hay 12 informes ágiles estándar disponibles para cualquier proyecto de Jira.

Los usuarios no tienen que hacer nada para configurarlos. Jira toma automáticamente sus gráficos y genera informes que son realmente útiles para la gestión ágil de proyectos, como gráficos de evolución, gráficos de velocidad e informes de sprint.

La versión gratuita de Jira incluye otras funciones útiles para equipos ágiles como:

• 10 usuarios para un sitio
• Flujos de trabajo personalizables
• Automatizando
• Atrasos
• Aplicaciones e integraciones
• 2 GB de almacenamiento de archivos
• Compartición de archivos
• Continuidad empresarial y recuperación ante desastres

Unas palabras sobre algunas de estas características. Dado que Jira es un producto de Atlassian (como Trello), hay una lista muy larga de aplicaciones e integraciones que van a funcionar.

Los flujos de trabajo personalizables y la automatización están definitivamente limitados con la versión gratuita de Jira, pero hay muchas herramientas de terceros que puede integrar en sus procesos.

Con Jira, el diseño intencionalmente ágil significa que los equipos y los líderes tienen que trabajar menos para obtener las herramientas que necesitan.

Los trabajos pendientes, por ejemplo, se pueden configurar con otro software de gestión de proyectos gratuito. En Jira, sin embargo, esta es una función dedicada que fue diseñada para la limpieza del backlog y la planificación de sprints.

En lugar de perder tiempo configurando el sistema, los equipos pueden comenzar a usar Jira desde el primer día.

Otra característica útil es que a cada tarea se le asigna una clave y un ID únicos. Es perfecto para la emisión de tickets y el seguimiento de errores.

Prueba su versión gratuita para siempre y descubre por qué tantos equipos ágiles dependen de Jira.

# 4 – ClickUp – Ideal para grandes organizaciones

ClickUp ofrece el mayor control y funcionalidad en la categoría de software de gestión de proyectos gratuito. Esta es mi elección para organizaciones grandes por dos razones.

Primero, la plataforma gratuita es lo suficientemente generosa como para dar cabida a varios equipos. Además, la estructura simple está diseñada a escala.

La segunda razón es la personalización. Cada equipo puede configurar su espacio de trabajo según sus necesidades específicas.

Echemos un vistazo más de cerca a estas dos razones.

La versión gratuita permite cinco espacios, cada uno suficiente para apoyar a un equipo individual. Los espacios pueden contener hasta 400 carpetas, que a su vez pueden contener hasta 100 listas.

Las listas son donde viven las tareas y ClickUp permite un número ilimitado de tareas en cada lista. También puede crear hasta 100 campos personalizados para listas para realizar un seguimiento de lo que es más importante en cada tarea.

Y sigue siendo super intuitivo.

Todo se hace arrastrando y soltando y puede cambiar entre las vistas de lista, tabla y calendario. Incluso hay una vista "yo" que solo muestra las tareas asignadas al usuario.

Cuando se trata de tareas, aquí es donde realmente se destaca la personalización de ClickUp.

Aquí hay una lista de algunos cosas que puedes hacer en las tareas

• Asignar miembros a la tarea
• Hilo de comentarios con @menciones
• Asignar comentarios a miembros
• Mostrar feed de actividad
• Sigue el tiempo
• Agregar fechas de vencimiento
• Crear listas de verificación para subtareas
• Cambiar Estado
• Definir dependencias
• Mover tareas a diferentes carpetas
• Borrador de la descripción del puesto de texto enriquecido
• Agregue archivos adjuntos: documentos, imágenes, videos

Si. Sigo hablando del plan ClickUp Free Forever. Es casi como si fueran demasiado generosos.

Para definir dependencias, por ejemplo, los usuarios simplemente indican que una tarea debe esperar a que se inicie otra tarea o bloquear el inicio de otra tarea en el flujo de trabajo.

Y dado que puede realizar un seguimiento de las dependencias y las fechas de vencimiento, la versión gratuita de ClickUp proporciona 100 usos de su función de diagrama de Gantt.

Honestamente, apenas he cubierto la mitad de lo que puede hacer ClickUp.

Esta es mi primera opción para las grandes organizaciones que desean un software de gestión de proyectos gratuito que realmente puedan usar.

Las pequeñas cosas, como la forma en que cada tarea en ClickUp tiene una identificación única, lo mantienen organizado a gran escala.

Además, la jerarquía de espacios, carpetas, listas y tareas es lo suficientemente simple y flexible como para funcionar en cualquier caso de uso.

En última instancia, ClickUp realmente obliga a los equipos a mantenerse organizados a medida que crecen. No se le puede poner precio.

Resumen

Si eliminamos todo el glaseado del pastel, todo lo que queda es un sistema simple en tiempo real que captura el flujo de trabajo de un equipo.

Encontrar el software de gestión de proyectos gratuito adecuado se trata de comprender cómo cada plataforma satisface las necesidades locales de cada equipo.

Si recién está comenzando a explorar el software de gestión de proyectos, la versión gratuita de Trello es un excelente lugar para comenzar. No lleva mucho tiempo dominarlo y tiene suficientes funciones para que los equipos aborden proyectos ligeros.

Para las empresas que necesitan un poco más de potencia de su solución de gestión de proyectos, ClickUp es la mejor opción. El conjunto de funciones es sólido en comparación con otras herramientas y funcionará bien en varios equipos.

Por el lado del marketing, Wrike proporciona la integración de correo electrónico, que creo que es esencial. Esto es algo que solo se envía con versiones pagas de otros proveedores.

Además de eso, las características de colaboración internas y externas son ricas. Esto facilita la interacción con los clientes y la coordinación entre bastidores.

Los lugares de trabajo que se suscriben a una metodología ágil encontrarán que Jira ha sido diseñado a mano para satisfacer sus necesidades. Los informes confeccionados y el diseño deliberado lo hacen muy atractivo.