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¿Por qué el seguimiento del tiempo es siempre una fuente de estrés para los empleados, los supervisores y la dirección?

En realidad, solo hay dos razones.

No utilizan software de seguimiento del tiempo.

O están usando una solución que no es adecuada para su negocio.

No hay una tercera razón.

Puedo decir esto con confianza, ya que hay muchos rastreadores de tiempo excelentes para usar.

Debido a que nadie debería sufrir más, voy a compartir las cinco mejores opciones de software de seguimiento del tiempo en el mercado hoy.

Las 5 mejores opciones para el software de seguimiento del tiempo

1. Clockify: las mejores funciones de generación de informes
2. Time Doctor: ideal para la supervisión de empleados
3. Toggl Track: ideal para empoderar a todos
4. TSheets – Ideal para monitoreo GPS
5. Check: ideal para la gestión del tiempo de las PYMES

Cómo elegir el mejor software de seguimiento del tiempo para ti

Si alguna vez buscó un software de seguimiento del tiempo, hay una cosa que notará de inmediato.

Todos los productos populares se entregan mucho más que un simple seguimiento del tiempo.

Tratar de realizar un seguimiento de todas estas características adicionales sería difícil, pero se dividen en cuatro áreas altamente reconocibles:

• Planificación
• Informes
• Contabilidad
• vigilancia

¿Su cronómetro debe estar conectado a algunas o todas estas áreas?

Encontrar el mejor software de seguimiento del tiempo se trata de saber cómo desea que se sincronice con su negocio. Analicemos las principales características de cada área.

Planificación

Cuando los empleados se registran, el software de seguimiento del tiempo registra automáticamente sus horas. En la mayoría de los casos, los usuarios completan una hoja de horas que muestra el proyecto o cliente para el que están trabajando.

Toda esta información se registra en una hoja de tiempo.

En este ejemplo de hoja de tiempo de Clockify, puede ver cómo todas las entradas de tiempo se asignan automáticamente durante la semana.

Algún software de seguimiento del tiempo viene con herramientas de programación integradas que le permiten asignar turnos y alertar a los usuarios cuando cambian los planes.

El software de seguimiento del tiempo que tiene pocas funciones de programación nativas generalmente tiene una estrecha integración con las mejores soluciones de gestión de proyectos.

Encuentre el producto que tiene todo lo que necesita o se conecta a las herramientas que ya usa para administrar su horario.

Informes

El software de seguimiento del tiempo le permitirá controlar la productividad y predecir los problemas presupuestarios con mucha antelación.

Los productos que me encantan reúnen todos tus datos en visualizaciones claras.

En este ejemplo de Toggl Track, es fácil ver cómo avanza el trabajo y el impacto que tiene en los ingresos:

Las buenas plataformas de seguimiento también le permiten profundizar en los detalles de cada cliente, empleado y proyecto.

Las herramientas más avanzadas permitirán a los usuarios y administradores agregar más detalles, pero todos los productos de esta lista vienen con herramientas que lo ayudarán a mantenerse dentro del presupuesto.

Contabilidad

Muchas empresas utilizan software de seguimiento del tiempo para optimizar la nómina y la facturación. Al integrarse con servicios como Quickbooks y PayPal, estas herramientas pueden manejar el trabajo con solo unos pocos clics.

Puede olvidarse de las largas hojas de cálculo y del viejo error humano. Cada vez que genera una factura o realiza un pago, queda un registro claro del trabajo que se ha realizado.

vigilancia

Algún software de seguimiento del tiempo viene con funciones de monitoreo que le permiten verificar la productividad de los empleados.

Estos incluyen el monitoreo basado en la ubicación, como el rastreo por GPS, que garantiza que los empleados estén donde se supone que deben estar.

El software de seguimiento del tiempo también se puede descargar a una tableta o computadora de escritorio específica que sirve como terminal de reloj.

Al igual que un antiguo sistema de tarjetas perforadas, el quiosco permite a los empleados ingresar un PIN o tomar una foto para demostrar que se registraron a tiempo.

El software de seguimiento del tiempo también tiene aspectos de vigilancia digital, que pueden registrar los sitios web y las aplicaciones que visita un usuario mientras están grabando.

Algunos productos también toman capturas de pantalla a intervalos aleatorios para asegurarse de que la gente se mantenga concentrada.

Una palabra rápida e importante sobre software de seguimiento y monitoreo.

Antes de implementar su nueva solución, analice abiertamente con los empleados qué está sucediendo y por qué. Encuentre alineación en el hecho de que el seguimiento y la supervisión protegerán a los empleados tanto como a la empresa.

Los diferentes tipos de software de seguimiento del tiempo

El software de seguimiento del tiempo realmente se divide en dos categorías distintas. Una cosa importante a tener en cuenta es que ambos tipos de software Posee integraciones para nómina y facturación.

Software de reloj

Si está buscando alguna funcionalidad básica de seguimiento del tiempo, el software de reloj es un buen lugar para comenzar.

Estos son excelentes productos para empresas que necesitan rastrear a los trabajadores de forma remota, ya que pueden fichar directamente desde sus teléfonos.

Para consultores, autónomos o propietarios de pequeñas empresas que realmente solo necesitan realizar un seguimiento de las horas facturables, el software de parquímetros puede ser una solución sólida y rentable.

Software de gestión de proyectos

Una vez que se agregan las funciones de planificación e informes al software de seguimiento del tiempo, se convierte en una herramienta realmente poderosa para la gestión de proyectos.

Las suscripciones premium para productos como Clockify incluirán todo lo que necesita para planificar, presupuestar y ejecutar un proyecto. Otros, como Tick, funcionan mejor cuando se integran con herramientas como Basecamp, Trello y Asana.

El software de seguimiento del tiempo de mano de obra en su flujo de trabajo de gestión de proyectos puede ahorrar mucho tiempo y ofrece a los responsables de la toma de decisiones una gran comprensión de la productividad.

# 1- Clockify: las mejores funciones de informes

Clockify es una solución maravillosamente simple para el seguimiento del tiempo y la gestión de proyectos. La versión gratuita es generosa y sus planes de pago son muy razonables.

Lo que realmente me gusta de Clockify es la facilidad con la que los usuarios pueden obtener una descripción general de sus entradas de tiempo para el día, la semana o el mes.

Una vez que se registran, lo que pueden hacer desde cualquier lugar, ven una lista completa de sus entradas de tiempo.

A partir de ahí, pueden comprobar fácilmente si falta algo o si es incorrecto. Sin tener que abrir una nueva ventana, pueden cambiar los horarios y agregar información o etiquetas a los proyectos. También pueden usar la hoja de tiempo para confirmar rápidamente que todo está correcto cada semana.

Las funciones de informes en Clockify son bastante buenas, mejoradas por la capacidad de los usuarios de poner tanta información en sus hojas de tiempo.

Los administradores pueden tener una vista en tiempo real de los presupuestos del proyecto y ver exactamente en qué está trabajando cada persona.

Hay muchos filtros de informes disponibles para dividir los datos como desee. Obtenga una lectura rápida de cómo están progresando las cosas para cada individuo, equipo y cliente.

Clockify está repleto de funciones para ayudar a los usuarios a mantener el rumbo, como:

• Detección inactiva
• Auditoría de tiempos
• campos obligatorios
• Alertas
• Edición masiva
• Modo offline

La versión gratuita de Clockify permite un seguimiento, usuarios, proyectos e informes ilimitados. Tiene todas las capacidades de visualización y edición que hacen que Clockify sea fácil de usar.

Los planes pagos, que siempre son una ganga, vienen con funciones que brindan a los administradores más control sobre quién puede ver qué, así como funciones avanzadas de alerta e informes.

Aquí hay un desglose de los precios de Clockify:

• Más: $ 9,99 / mes
• Prima: $ 29,99 / mes
• Negocio: $ 9,99 / mes por usuario

Las integraciones con Salesforce, G Suite, Freshbooks y más de 50 otras aplicaciones web facilitan el uso de Clockify para la programación y la nómina.

Haga una lista corta de Clockify si necesita una solución de seguimiento del tiempo económica con algunas funciones de informes realmente útiles.

No al nivel del software ERP, por supuesto, pero en comparación con otro software de seguimiento del tiempo, Clockify es bastante robusto y muy fácil de navegar.

# 2 – Time Doctor – Excelente para monitorear a los empleados

Time Doctor tiene funciones de monitoreo completas. Es una herramienta de seguimiento del tiempo de servicio completo que puede utilizar para la gestión de nóminas y proyectos, pero donde realmente se distingue de la competencia es el seguimiento de empleados.

Después de que los empleados descargan Time Doctor, crean tareas y comienzan a realizar un seguimiento del tiempo. Los supervisores pueden ver las tareas en las que están trabajando las personas, así como información sobre la actividad del mouse y el teclado.

También pueden habilitar capturas de pantalla tomadas a intervalos aleatorios para confirmar que las personas se mantienen en la tarea.

Otra faceta realmente útil de Time Doctor para usuarios y supervisores es el monitoreo de sitios web y aplicaciones. Puede generar rápidamente informes que muestren exactamente cuánto tiempo pasa cada persona en un sitio web o aplicación.

Para los supervisores, los informes muestran un comportamiento improductivo. Con Time Doctor, puede configurar alertas automáticas cuando los usuarios pasan demasiado tiempo en sitios web y aplicaciones problemáticos, o bloquearlos todos juntos.

Además, los usuarios pueden comprender mejor sus hábitos de trabajo y dónde pierden el tiempo.

Hay mucho más que funciones de supervisión incluidas con Time Doctor, porque puede manejar:

• Hojas de tiempo y nómina
• Gestión de proyectos y presupuestación
• Seguimiento del tiempo sin conexión
• Análisis de productividad
• Informes diarios, semanales y mensuales

El precio de Time Doctor se desglosa de la siguiente manera:

• Básico: desde $ 7 / mes por usuario
• la norma: desde $ 10 / mes por usuario
• Prima: desde $ 20 / mes por usuario

No existe una versión gratuita de Time Doctor, pero puede registrarse para una prueba gratuita de 14 días.

# 3 – Toggl Track – Excelente para empoderar a todos

Toggl Track tiene una versión gratuita para siempre sorprendentemente rica en funciones. Para un escritor o consultor independiente, este software de reloj gratuito se puede utilizar para rastrear y facturar todas sus horas facturables.

Esta es una gran aplicación para la responsabilidad personal. Para mantenerse concentrado, hay un detector de inactividad, recordatorios automáticos y un temporizador Pomodoro, que puede cambiar su forma de trabajar para siempre.

Para los equipos, los planes pagos son un poco más caros, pero eso se debe a que pueden recopilar y reportar mucha información.

Me gusta especialmente Timeline, la función de seguimiento en segundo plano de Toggl Track, que registra las entradas de tiempo para cualquier aplicación o sitio web que use durante más de 10 segundos. Es una manera fácil de ver cómo está gastando realmente su tiempo y puede configurar alertas para sugerir el seguimiento de acciones específicas, como cada vez que se une a una determinada llamada.

Las alertas automatizadas le permiten saber cuando los proyectos están a punto de completarse o corren el riesgo de sobrepasar el presupuesto.

También puede automatizar los recordatorios por correo electrónico para los usuarios que no realizan un seguimiento de sus horas.

Toggl también tiene una función de auditoría de tiempo muy útil que le ayuda a detectar entradas de tiempo incorrectas o no asignadas.

Algunas de las otras características que ayudan a los usuarios a ahorrar tiempo incluyen:

• Seguimiento del tiempo en todos los dispositivos
• Extensiones de navegador Chrome y Firefox
• Niveles de acceso del equipo
• Plantillas de proyectos
• Integración de Google Calendar

Algunas funciones interesantes, como las auditorías de tiempo y la capacidad de establecer campos obligatorios, solo están disponibles con las suscripciones pagas a Toggl Track.

Tiene la posibilidad de elegir entre tres niveles:

• Entrada: $ 9 / mes por usuario
• Prima: $ 18 / mes por usuario
• Negocio: Póngase en contacto con el departamento de ventas de Toggl para obtener un plan de precios personalizado

El atractivo de Toggl es que realmente ayuda a las personas mantener endeudado. Entre la automatización y la supervisión sólida, todos recuerdan cómo emplean su tiempo.

# 4 – TSheets – Excelente para seguimiento de tiempo por GPS

TSheets es una excelente opción para la nómina de empleados, especialmente si hay muchas personas trabajando en el campo. Es uno de los favoritos de los desarrolladores inmobiliarios, las empresas de construcción y otras empresas orientadas a los servicios de campo.

Está totalmente bien para el trabajo por turnos y los salarios, pero las funciones de rastreo por GPS son donde brilla TSheets.

Los empleados se registran desde la aplicación móvil y los gerentes pueden ver exactamente dónde están en la ventana Quién trabaja.

Puede usar la geovalla para definir áreas específicas para el marcado de los empleados y pueden cargar fotos y una firma digital para confirmar que todo está hecho.

Los datos GPS en tiempo real también son una gran ayuda para la coordinación empresarial.

Determine rápidamente quién está más cerca del lugar de trabajo para lograr implementaciones óptimas. Cualquier cambio en el horario activará alertas para notificar a todos los involucrados sobre el nuevo plan.

Algunas de las otras características realmente útiles incluyen:

• Herramienta de planificación de arrastrar y soltar
• Quiosco de reloj
• Reloj de reconocimiento facial
• Seguimiento de horas extraordinarias
• Informes y previsiones
• Alerta por SMS, correo electrónico o notificaciones push

TSheets ofrece docenas de integraciones en su mercado de aplicaciones, pero quiero señalar que Quickbooks está hecho por la misma empresa, Intuit. Entonces, si está utilizando Quickbooks, tenga en cuenta que TSheets se conectará directamente.

El precio de TSheets es muy razonable:

• Prima: $ 8 / mes por usuario, más una tarifa base de $ 20
• Élite: $ 10 / mes por usuario, más tarifa básica de $ 40

Premium no tiene geofencing, firmas digitales ni funciones avanzadas de informes, pero literalmente tiene todo lo demás.

En términos de una aplicación de gestión de proyectos, TSheets no le permite ser demasiado granular, pero dominará toda la plataforma en una semana. Para los trabajadores, no se necesita mucha capacitación para usarlo, lo que hace que sea mucho más fácil unirse.

# 5 – Check – Ideal para la gestión del tiempo de las PYME

Tick ​​es un software de seguimiento del tiempo basado en proyectos. Se integra a la perfección con herramientas como Trello, Asana y Basecamp, lo que ayuda a los gerentes a mantener los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

En Tick, creas proyectos que constan de tareas. Luego, los empleados seleccionan el proyecto y la tarea adecuados, ingresando la hora desde su escritorio, dispositivo móvil o incluso su Apple Watch.

Puede establecer presupuestos para tareas individuales en Tick, por lo que los gerentes tienen una mejor idea de dónde se pierde el tiempo en el proyecto más grande.

También puede crear proyectos recurrentes, que pueden cerrarse al final del mes y duplicarse automáticamente para el siguiente. Esto es ideal para individuos y empresas que utilizan giros postales o brindan servicios de rutina a sus clientes.

Las funciones de informes de Tick son útiles para el análisis y la previsión presupuestaria. La búsqueda de datos es muy sencilla, por cliente, empleado, proyecto o facturable o no facturable.

Muchos usuarios disfrutan de la búsqueda de autocompletar de Tick porque no tienen que buscar lo que necesitan.

Sencillamente, Tick simplifica la gestión del tiempo. Con muy poco trabajo por parte del usuario, quienes controlan el presupuesto pueden tomar decisiones basadas en información precisa y en tiempo real.

Otras características clave de Tick incluyen:

• Configurar los temporizadores
• Asignar personas a proyectos
• Extensión de Chrome
• Integraciones de facturación y nómina
• Entrada de tiempo fácil de editar
• Entrada grupal del tiempo de viaje

Unas palabras sobre estas dos últimas características: anteriormente, editar entradas de tiempo en Tick era un verdadero dolor de cabeza. Desde entonces lo han actualizado para que pueda cambiar la hora directamente en los informes, así como mover todas las entradas de una tarea o proyecto a otro.

El precio de los ticks se basa en la cantidad de proyectos que puede crear:

• 1 proyecto: Libre
• 10 proyectos: $ 19 / mes
• 30 proyectos: $ 49 / mes
• 60 proyectos: $ 79 / mes
• Proyectos ilimitados: $ 149 / mes

Con cada nivel obtienes un número ilimitado de usuarios, clientes y tareas. Es muy asequible para cualquier negocio.

Quiero decir, si Tick le ahorra 2 horas, ya está pagado por varios meses de servicio.

Realmente recomiendo este producto a los equipos que usan Trello, Asana y especialmente Basecamp, que tiene una integración muy estrecha. También se integra con Zapier y más de 750 otras aplicaciones web.

Hay una prueba gratuita de 30 días de Tick. Si cree que esto podría funcionar para su negocio, se lo debe a usted mismo para intentarlo.

Resumen

No me gusta simplemente cumplir con las expectativas; Siempre quiero entregar demasiado.

Pero mi trabajo debe estar a tiempo y dentro del presupuesto. No es posible mantener un nivel constante de servicio sin una idea clara de cómo se gasta mi tiempo.

Lo mismo ocurre con las empresas de mudanzas manuales y los bufetes de abogados de calzado blanco. El tiempo es dinero.

Toma el control con el software de seguimiento del tiempo.

Las personas y las pequeñas empresas deben consultar Clockify, Tick y Toggl para ver hasta dónde pueden llegar con un producto gratuito para siempre.

Al observar estas tres opciones y pensar en equipos más grandes y planes pagos, Clockify ofrecerá las mejores funciones de informes internos. Esto puede resultar muy útil para los equipos que intentan realizar un seguimiento de los ingresos y gastos en muchos proyectos.

Para la gestión del tiempo, las pymes encontrarán que Tick tiene todo lo que necesitan en una interfaz intuitiva. Ofrece una experiencia similar a Toggl a un costo menor. Elija Toggl si desea funciones de supervisión de empleados, que no obtendrá con Tick.

Si realmente necesita funciones sólidas de supervisión de empleados, Time Doctor es el producto para usted. Obtiene mucha más información sobre cómo los usuarios gastan su tiempo que con otro software de seguimiento del tiempo.

En el campo, TSheets supera a la competencia. Las funciones de rastreo GPS funcionan de maravilla y la aplicación móvil mantiene actualizados a los teletrabajadores.