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La mayoría de los directores de proyectos admiten tener dificultades para establecer objetivos claros. E incluso cuando los objetivos son claros, puede ser difícil medir el progreso. Además, no siempre está claro quién debería trabajar en qué tareas. Al implementar los recursos adecuados en el momento adecuado, puede aumentar drásticamente la productividad de los miembros del equipo.

El software de administración de tareas ayuda a resolver los desafíos mencionados anteriormente y mucho más. Ni siquiera tiene que trabajar en equipo para beneficiarse de este software. Dar prioridad a sus tareas lo ayuda a acercarse constantemente a su objetivo, aumentando las posibilidades de completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

La gestión de tareas puede ser caótica, especialmente cuando se trabaja en un entorno de equipo con tareas complejas e interdependencias. Con ese fin, seleccioné las siete mejores herramientas de software de administración de tareas para ayudarlo a optimizar este proceso de flujo de trabajo esencial.

Las 7 mejores opciones para software de gestión de trabajos

1. ClickUp: el mejor software gratuito de administración de tareas
2. Trello: ideal para personas y equipos pequeños
3. Wrike: ideal para informes
4. WorkFlow Max: ideal para la gestión empresarial
5. Jira: ideal para equipos grandes y ágiles
6. Microsoft To-Do: ideal para uso personal
7. Accelo: excelente para la automatización

Cómo elegir el mejor software de gestión de trabajos para usted

Es útil tener una buena idea de las características que debe buscar en el software de administración de tareas. Lo que hace que un software de administración de tareas sea bueno puede variar ligeramente según sus necesidades específicas y la industria. Una vez que tenga una descripción general de lo que debe buscar, puede elegir las funciones que parecen coincidir con su factura y utilizarlas como base para elegir un software específico.

Cuando piense en comprar un software de administración de tareas, no tema aprovechar varias pruebas gratuitas para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. Y tenga en cuenta que algunos programas de esta lista incluyen opciones gratuitas.

Algunas de las características más importantes, y las que he usado al compilar esta revisión, incluyen:

Creando tareas

Ésta es la función más básica de una herramienta de gestión de tareas. Debería poder crear tareas y asignarlas en consecuencia. Busque campos personalizados. Esta función le ayuda a definir la tarea para que la persona asignada pueda comprenderla fácilmente.

También ayuda si la herramienta le permite agregar enlaces, fotos, videos, documentos y comentarios a las tareas. Además, debería poder ordenar rápidamente el trabajo según sus criterios preferidos, como por tarea, fecha de vencimiento, departamento o recurso.

Las notificaciones a medida que se acercan a los plazos son una ventaja.

Herramientas de comunicación

La comunicación es esencial en un equipo que trabaja hacia un objetivo común. Un buen software de gestión de trabajos debe tener herramientas de comunicación integradas. Puede ser un foro de discusión, mensajería instantánea o ambos.

Los foros de discusión son convenientes para equipos grandes. Todos pueden ver de qué están hablando los demás miembros del equipo. Algunas herramientas de administración de tareas incluso le permitirán crear tarjetas de tareas a partir de estas discusiones. Esta función puede resultar útil durante una sesión productiva de intercambio de ideas.

Visualización

Una vez que el proyecto está en marcha, es útil que los miembros del equipo puedan tener imágenes simples del proceso a medida que se desarrolla. Los tableros Kanban hacen esto muy bien, proporcionando una vista simple de las tareas individuales y su progreso. La función de arrastrar y soltar de los tableros Kanban también los hace fáciles de usar.

Los gráficos de Gnatt también son muy populares para la gestión de tareas. Estos gráficos son familiares y ofrecen mucha información de un vistazo, incluido el destinatario, las fechas de inicio y finalización, las dependencias y el porcentaje completado.

Informes

La creación de informes puede ser tediosa, pero es una parte esencial de la gestión de tareas. El software con una herramienta de informes hace que el proceso sea mucho más cómodo. Puede insertar y recopilar datos sobre presupuesto, gastos, desempeño, asignación de recursos, etc.

Algunos programas tienen plantillas, informes automatizados basados ​​en criterios predefinidos e informes personalizados. Busque las funciones de informes que le proporcionarán la información más útil para sus necesidades.

Notificaciones

No puede esperar que los miembros del equipo estén en el tablero en todo momento. Reasignará tareas, agregará comentarios o realizará otros cambios en los trabajos. Las notificaciones ayudan a todos a conocer en tiempo real cualquier cambio. Algunos software de administración de tareas también notificarán a los usuarios sobre las próximas fechas límite u otras acciones urgentes que deben tomarse.

Los diferentes tipos de software de gestión de tareas.

Hay tres tipos básicos de software de gestión de trabajos.

Software de gestión de tareas individuales

Una persona usa software para administrar tareas individuales. Puede pensar en esto como su planificador, su calendario o su planificador. Este software suele ser sencillo y tiene una funcionalidad básica para crear listas y realizar un seguimiento del progreso.

El software se puede instalar en varias máquinas o varias personas pueden acceder a él como un servicio en la nube. Incluso entonces, la herramienta está diseñada para uso personal. Esta opción es perfecta para coordinar tareas simples de oficina o personales.

Software de gestión de tareas colaborativas

Como sugiere el nombre, un equipo utiliza el software de gestión de tareas colaborativas. Este software es interactivo y permite a los miembros del equipo cambiar el estado de sus proyectos a medida que avanzan en el ciclo del flujo de trabajo. El software colaborativo está diseñado para un solo equipo que trabaja en un proyecto común.

Software de gestión de tareas integrado

A menudo verá este tipo de software en grandes organizaciones. Una sola interfaz recopila y muestra información del proyecto de un grupo diverso de equipos. Los gerentes de proyecto pueden acceder a los datos de todos los proyectos y equipos en curso desde una única interfaz. El software generalmente se integra con herramientas adicionales para compartir archivos como Outlook, correo electrónico, Dropbox, Slack, etc.

# 1 – ClickUp – El mejor software gratuito de administración de tareas

ClickUp es una excelente opción si tiene un equipo pequeño y aún no puede justificar el costo del software de administración de tareas. Algunas empresas que utilizan esta herramienta incluyen Uber, Nike, Google y Airbnb.

ClickUp tiene una versión gratuita con un increíble conjunto de funciones y capacidades. La versión gratuita también admite tareas ilimitadas y miembros ilimitados.

Obtiene muchas funciones avanzadas que incluyen automatización, mapas mentales, objetivos, cartera, sprints, diagramas de Gantt, colaboraciones en tiempo real, vista de carga de trabajo y más de 50 integraciones nativos.

El diseño del software es fácil de usar y le permite dividir las tareas en subtareas para facilitar la administración. Una característica sutil pero útil es la función de comentarios asignables. Puede convertir comentarios en tareas independientes con solo hacer clic en un botón.

La función de menciones también es muy útil para llamar la atención de los miembros del equipo.

ClickUp también es altamente personalizable y tiene la libertad de personalizar las barras de herramientas de estado, tareas, categorías, secciones y comentarios. Las características y la funcionalidad del plan gratuito son casi tan buenas como las de algún software de gestión de tareas de pago.

ClickUp ofrece una versión gratuita y tres planes pagos, que incluyen:

• Ilimitado: $ 5 por miembro por mes
• Negocio: $ 9 por miembro por mes
• Compañía: comuníquese con el equipo de ventas de ClickUp para conocer los precios.

Es posible que deba optar por un plan pago si encuentra que la versión gratuita es demasiado restrictiva o requiere más espacio. Sin embargo, esto es muy poco probable para un equipo pequeño con un flujo de trabajo relativamente sencillo.

# 2 – Trello: el mejor software de gestión de tareas domésticas y un flujo de trabajo sencillo

Trello es una herramienta de gestión de tareas en el mejor sentido de la palabra. También puede pensar en este software como una aplicación de tablero Kanban. El software incluye tablas, listas y tarjetas, lo que le permite crear tantos proyectos y columnas como necesite para realizar un seguimiento del progreso.

Puede asignar tareas a los miembros del equipo, adjuntar archivos a cada tarea, crear listas de verificación y agregar comentarios, etiquetar miembros y vincular archivos. Trello es altamente personalizable, lo que le permite anotar tarjetas con etiquetas para que pueda identificarlas rápidamente.

La función de arrastrar y soltar es muy conveniente. Los miembros del equipo simplemente pasan sus tarjetas de una columna a otra (por ejemplo, de Tareas pendientes a En curso) cuando alcanzan los distintos hitos. La vista de tabla mantiene todo claramente organizado y etiquetado.

Debe tenerse en cuenta la función de encendido. Puede agregar integraciones y funciones a sus tableros, incluidos campos personalizados, redes sociales, administración de documentos, seguimiento del tiempo y vista de calendario. La versión gratuita solo ofrece un encendido, pero obtienes más con los planes pagos.

Los niveles de paquetes de Trello incluyen:

• Versión gratuita
• Clase ejecutiva: $ 9,99 por usuario al mes
• Enterprise: $ 17.50 por usuario, por mes

Trello es una herramienta perfecta para los gerentes de proyectos que desean una descripción general rápida y sencilla del flujo de trabajo. La versión gratuita también es adecuada para una persona que administra una startup o incluso un hogar. El software tiene más de 19 millones de usuarios en todo el mundo, incluidos Adobe, Fender, Pixer y Google.

# 3 – Wrike: el mejor software de gestión de tareas para crear informes

Estrictamente hablando, Wrike es una herramienta de gestión de proyectos y puedes verla con sus funciones sólidas y poderosas. Puede ver quién está asignado a qué tarea, la duración de la tarea, las dependencias y el progreso de la tarea desde un panel simple.

Puede ver y administrar proyectos mediante listas, tablas, tableros Kanban y diagramas de Gantt. De forma predeterminada, Wrike ordena las tareas por estado (activo o completado), pero puedes personalizar los encabezados para categorías de flujo de trabajo adicionales.

A pesar de sus muchas funciones, Wrike es fácil de usar. Puede elegir entre plantillas para planificación de proyectos, trabajo en equipo ágil, gestión de campañas de marketing, lanzamiento de productos, gestión de servicios profesionales, proyecto complejo con fases y mucho más.

Otra característica útil es el editor de documentos. Esto le permite editar documentos directamente en la nube sin tener que descargarlos primero. Las plantillas especialmente diseñadas también hacen que este software sea muy fácil de usar.

Las características adicionales incluyen:

• Integraciones avanzadas
• Compartición de archivos
• Colaboradores
• Calendarios
• Análisis grafico
• Seguimiento del tiempo
• Integración de Salesforce
• Informe de auditoría de usuario
• Motor de automatización

Se recomienda un plan de negocios o superior por sus capacidades de generación de informes. Puede compartir informes en tiempo real, tener acceso a plantillas de informes y programar notificaciones de informes.

Wrike también ofrece funciones adicionales que puedes integrar en tu cuenta por una tarifa adicional. Wrike Analyze, por ejemplo, es esencialmente una herramienta de inteligencia empresarial. No es necesario exportar, ejecutar o administrar informes fuera de su cuenta. Puede crear informes muy personalizados y muy visuales. Elija entre 15 imágenes diferentes, incluidos mapas de calor, gráficos circulares y gráficos de barras. También puede crear un panel solo para informes.

Wrike ofrece un plan gratuito y tres niveles de pago:

• Profesional: $ 9.80 por usuario por mes
• Enterprise: $ 24.80 por usuario por mes
• Empresa: póngase en contacto con Wrike para conocer los precios

Wrike es fácil de usar para una herramienta de administración de tareas tan rica en funciones.

# 4 – WorkFlow Max: el mejor software de gestión de tareas para la gestión empresarial

WorkFlow Max hace todo lo que necesita para el software de gestión de trabajos y más. Puede asignar tareas completas con una lista de verificación de tareas, estimar los tiempos de las tareas y establecer fechas de vencimiento. Puede realizar un seguimiento del progreso de todo el proyecto y las tareas individuales que componen el proyecto.

También puede ver los trabajos por destinatario, fecha importante, progreso o fecha de vencimiento. También puede ver el porcentaje completado de cada tarea en tiempo real. Hay una función automatizada para asignar tareas recurrentes con fechas de inicio y finalización, plantillas, descripciones y categorías.

La función avanzada de seguimiento del tiempo le permite registrar el tiempo de ocho formas diferentes. Además, puede incluir detalles sobre cómo se gasta el tiempo, lo cual es útil para crear informes detallados. El seguimiento del tiempo con el software también le ayuda a comparar el tiempo real necesario para completar las tareas con el tiempo estimado.

WorkFlow Max también facilita la facturación y los pagos. Puede enviar facturas, administrar trabajos no facturados y realizar un seguimiento de los costos del trabajo. La función de calculadora de costos del trabajo es especialmente útil y rastrea el costo estimado hasta las tareas individuales. También rastrea los costos declarados y los costos reales. WorkFlow Max garantiza virtualmente que enviará cotizaciones precisas.

Las características adicionales de WorkFlow Max incluyen:

• Gestión de documentos
• Líder
• Gerente de clientes
• Comprar en linea
• Campos Personalizados
• Integración Xero
• Informes
• Notificaciones

WorkFlow Max es propiedad de Xero y se integra fácilmente con el software y los sistemas de Xero, incluido el software de contabilidad de Xero. Esta herramienta también se integra con más de 25 productos más, incluidos Dropbox, Box, Adobe Time Tracking, Actual, Google Drive y Flexitime.

Puede obtener WorkFlowMax desde $ 45 por mes. También está disponible una aplicación completa para iOS y Android.

# 5 – JIRA: el mejor software de gestión de tareas para grandes equipos ágiles

JIRA está diseñado explícitamente pensando en los desarrolladores de software. Sus características de flujo de trabajo Kanban lo hacen atractivo para un grupo diverso de industrias. Si está buscando un software de gestión de tareas optimizado para la agilidad, JIRA es la mejor opción.

Si ya está utilizando JIRA, no es necesario que se registre para un servicio por separado. La plataforma funciona con un sistema de tickets, lo que garantiza que las tareas se completen en orden. Como suele ocurrir en el desarrollo de software, algunas tareas pueden estar relacionadas entre sí. JIRA le permite vincular boletos fácilmente.

JIRA también admite la planificación estándar de kanban y sprint, entre otros flujos de trabajo. Puede cambiar fácilmente entre tableros Kanban, diagramas de Gantt y trabajos pendientes de primavera. Los usuarios pueden crear y guardar historias y recuperarlas fácilmente, con clasificación, peso y prioridad.

Las características adicionales incluyen:

• Gestión de solicitudes
• Manejo de problemas
• Conocimiento administrativo
• Administracion de incidentes
• Gestión de configuración
• Metodologías ágiles
• Gestión de cartera
• Seguimiento de hitos

Puede que JIRA no sea la herramienta de administración de tareas más fácil de usar fuera del desarrollo de software, pero es un problema fácil de superar. JIRA se integra con otras herramientas de gestión de proyectos como Proggio. También puede sincronizar las dos herramientas para que el final de una tarea JIRA se marque como tal en Proggio.

Este software de gestión de tareas también es escalable y se adapta fácilmente a un equipo de desarrollo de software en crecimiento. JIRA tiene tres planes:

• Estándar: $ 60 por mes
• Premium: $ 40 por mes
• Compañía: comuníquese con JIRA para conocer los precios

Es difícil superar esta herramienta de gestión de tareas para grandes equipos de DevOps.

# 6 – Microsoft To-Do – La mejor aplicación de administración de tareas móviles para tareas personales

Si desea que le resulte más fácil organizar su vida personal, Microsoft To-Do podría ser la respuesta. Puede hacer muchas cosas, como crear tareas, configurar recordatorios, priorizar tareas, agregar fechas de vencimiento, adjuntar notas o archivos a las tareas y agrupar las tareas relacionadas.

Esta es una aplicación web y móvil, por lo que puede acceder a su calendario en cualquier lugar y en cualquier momento. También puede compartir sus listas de tareas pendientes con otras personas, incluidos compañeros de trabajo, familiares y amigos.

Microsoft To-Do también se integra con Outlook Tasks, por lo que también puede administrar sus tareas comerciales, así como sus tareas personales diarias. Esta aplicación también es muy intuitiva y sugiere tareas personalizadas que tal vez desee agregar a su lista.

Es una aplicación de administración de tareas simple pero efectiva, ¡y es gratis! Es más como un planificador diario y es una excelente alternativa a Trello si no necesita las funciones más complicadas de Trello.

# 7- Accelo – Mejor software de gestión de tareas para automatización

Si descubre que dedica mucho tiempo a tareas recurrentes, puede automatizarlas para que la gestión de tareas sea más sencilla. Accelo lo hace muy bien en este sentido. El software proporciona varias funciones automatizadas. Puede establecer hitos críticos y configurar el sistema para que se solicite a los usuarios que ingresen información o actualicen campos.

También puede automatizar las comunicaciones con los clientes. Accelo rastrea automáticamente los correos electrónicos, brindándole información crucial del cliente en un solo lugar. Otras características que puede automatizar incluyen el enrutamiento de correo electrónico, la facturación y las hojas de asistencia. También puede automatizar activadores como cerrar un ticket, enviar correos electrónicos o convertir correos electrónicos en tickets.

Configurar tareas recurrentes también es muy fácil con este software. Puede configurar estas tareas en un calendario y hacer que el sistema las asigne automáticamente a los miembros del equipo en la fecha predeterminada.

Accelo es fácil de usar para la gestión de tareas. Puede reasignar y reorganizar las tareas sobre la marcha y luego enviar notificaciones a los miembros del equipo cuando reorganice las tareas.

El panel simple le permite ordenar las tareas por carga de trabajo, estado o fecha de vencimiento. Además, puede resaltar los boletos que requieren atención inmediata o especial, como boletos tardíos o no asignados.

Accelo es altamente personalizable y sirve a una variedad de industrias, incluyendo digital y creativa, consultoría empresarial, tecnología de la información, ingeniería, marketing, bienes raíces. y arquitectura, y más. Las plantillas específicas de la industria, que también puede personalizar, le permiten a Accelo ajustar sus requisitos de administración de tareas y proyectos sin problemas.

Las características adicionales incluyen:

• Bandeja de entrada del equipo
• Colaboración en proyectos
• Base de datos de cliente
• Archivos de cliente
• Seguimiento de uso
• Citas
• Facturación
• Panel de informes

Accelo ofrece cinco ofertas diferentes que incluyen proyectos, ventas, retenciones y servicio. Estos cuestan $ 39 por mes. También puede optar por los ServOps todo en uno por $ 79. Esta opción le brinda toda la funcionalidad de las otras cuatro opciones combinadas.

Resumen

No importa si prefiere una metodología proactiva como Waterfall o métodos reactivos como Scrum o Agile. Una herramienta de administración de tareas lo ayudará a administrar el ciclo del flujo de trabajo y a aumentar la eficiencia y la productividad.

Vale la pena si se toma el tiempo para definir primero sus necesidades de administración de tareas. Luego, elija el mejor software de administración de tareas que mejor se adapte a los problemas diarios que está tratando de resolver con esta guía.

Sea honesto acerca de sus requisitos y mire hacia el futuro antes de tomar su decisión final. El software de gestión de proyectos robusto (y más caro) puede ser más capaz de manejar tareas complejas y es fácilmente escalable que una simple herramienta de tablero kanban como Trello.