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Existe una herramienta que le ayuda a crear un flujo de trabajo transparente y repetible. Un sistema que le permite tener una visión general de un proceso de trabajo determinado y su estado actual. Un lugar donde puede asegurarse de que todo su equipo esté en la misma página, para que su jefe no le grite.
Es un software de gestión de flujo de trabajo y hace que su vida laboral sea al menos diez veces más fácil.
El software de gestión del flujo de trabajo toma el caos y lo organiza en una hoja de ruta clara que le ayuda a alcanzar sus objetivos laborales en menos tiempo y con mejores resultados. El truco consiste en encontrar el que se adapte perfectamente a su forma de hacer negocios.
Para ayudarlo, reviso las principales herramientas de administración de flujo de trabajo a continuación para que pueda elegir la que sea adecuada para su equipo.
Las 5 mejores opciones para software de gestión de flujo de trabajo
- ClickUp: ideal para una gestión de flujo de trabajo versátil
- Monday.com: ideal para equipos remotos
- Wrike: ideal para equipos creativos
- Trello: la mejor herramienta de gestión de flujo de trabajo gratuita
- Smartsheet: ideal para TI y operaciones
Cómo elegir el mejor software de gestión de flujo de trabajo para usted
Cuanto más complejo sea su proceso para completar el trabajo y cumplir con los plazos, más necesitará un software de flujo de trabajo eficiente para ayudarlo a realizar el trabajo. En primer lugar, siempre desea hacer un balance de su sistema de flujo de trabajo actual en términos de sus deficiencias y lo que ya está funcionando bien. De esta manera, puede elegir una solución de flujo de trabajo que se adapte a su estilo de trabajo y resuelva sus problemas con mayor precisión.
Para comenzar, hágase algunas preguntas simples:
- ¿Está su equipo luchando por averiguar qué trabajo se asignó a quién en el último minuto?
- ¿Su hoja de cálculo de Excel se ha vuelto demasiado compleja para automatizar eficazmente sus procesos de trabajo?
- ¿Existe un trabajo repetible que pueda simplificarse de manera más eficiente para ahorrarle tiempo y recursos?
- ¿Su equipo está demasiado abrumado para hacer un gran trabajo porque no hay un marco de apoyo que los ayude con su proceso de trabajo?
- ¿Existen límites actuales que podrían eliminarse para una ejecución más eficiente o una ejecución del trabajo?
Los sistemas de gestión de flujo de trabajo y de gestión de proyectos a menudo se confunden como lo mismo porque comparten muchas de las mismas herramientas y procesos. Sin embargo, existe una diferencia.
Existen sistemas de gestión del flujo de trabajo para gestionar y mantener los procesos de trabajo continuo dentro de una empresa. Por el contrario, los sistemas de gestión de proyectos se utilizan para iniciar y finalizar proyectos empresariales individuales de la forma más eficiente posible.
Por lo tanto, un sistema de gestión de proyectos puede existir en un sistema de gestión de flujo de trabajo, mientras que el sistema de gestión de flujo de trabajo admite la descripción general y los procesos de trabajo recurrentes en general. todo su negocio. Un poco complicado, pero se vuelve más comprensible una vez que se sumerge en el mundo del software de gestión de flujo de trabajo y lo que tiene para ofrecer.
Una vez que conozca la distinción y se asegure de que lo que está buscando es un sistema de gestión de flujo de trabajo, aquí hay algunas especificaciones adicionales que debe considerar al elegir un sistema de flujo de trabajo que sea adecuado. lo mejor para su negocio.
Estructura de equipo
El tamaño de su equipo y la planificación de su crecimiento es importante cuando se trata de elegir una herramienta de flujo de trabajo. ¿Por qué? Las herramientas de gestión del flujo de trabajo tienden a facturarse por usuario. Este puede ser un factor decisivo en el sistema que seleccione debido a restricciones presupuestarias. Cuantos más usuarios agregue a un sistema, más pagará por mes.
Para agregar, si no tiene que lidiar con una estructura de equipo compleja, es posible que no necesite un software de flujo de trabajo con todos los detalles que necesita. ; una gran empresa podría encontrarlo más útil. A veces, tener más funciones no significa que sea mejor para sus necesidades.
Piense en algunas cosas a medida que avanza: ¿Hay diferentes departamentos que necesitarán comunicarse entre sí con frecuencia para dar luz verde a los procesos de trabajo y proyectos? ¿Pueden sus equipos adaptarse a un nuevo software o necesita hacer nuevas integraciones de API?
Cuanto más simple sea la estructura de su equipo, más simple puede ser su sistema de flujo de trabajo. También a menudo significa menos curva de aprendizaje.
Tareas y complejidad del flujo de trabajo
¿Qué tareas requieren la gestión más completa? Esto puede diferir según el nicho, lo que significa que es posible que necesite ciertas características diseñadas específicamente para su industria y el valor que está creando.
Algunos sistemas de flujo de trabajo están más equipados que otros para realizar tareas específicas. Esto se puede hacer con cualquier cosa, desde:
- Informes del panel
- diagramas de Gantt
- Colaboración y uso compartido de documentos
- Software de planificación
- Asignaciones y aprobaciones de tareas
- Informes de estado de trabajo
- Integraciones con software de terceros
- Tableros Kanban
- Análisis de datos avanzado
- Consejos de gestión del trabajo de Scrum
Estilo de comunicación
La comunicación eficaz con el sistema de flujo de trabajo adecuado eliminará cualquier cuello de botella que ralentice su crecimiento.
Con una API abierta y funciones de integración, su sistema de flujo de trabajo puede ser una herramienta de comunicación perfecta entre todos los miembros del equipo. De esta manera, puede ver y responder rápidamente a los correos electrónicos asociados, revisar los comentarios del proyecto, hacer correcciones y comentarios, usar el chat del equipo o los tableros de mensajes y asegurarse de que se realicen cambios en la planificación o el liderazgo del proyecto son accesibles para cada miembro del equipo como parte de su flujo de trabajo diario. .
Si un montón de comunicación no le permite dirigir su negocio y tiene un enfoque más simple para la gestión del flujo de trabajo, siempre puede ajustar sus procesos con un sistema más personalizable.
Vistas de flujo de trabajo
Otro factor a considerar son las vistas del flujo de trabajo y cómo elige organizar la información, los procesos y las tareas que ingresa. El software de administración de flujo de trabajo eficiente le brinda diferentes formas de administrar y ver tareas y flujos de trabajo.
Para ilustrar, una vista de diagrama de Gantt, una organización gráfica de un proyecto o proceso, puede ayudarlo a simplificar flujos de trabajo complejos. Los tableros Kanban facilitan y facilitan la administración de los flujos de trabajo a medida que mueve las tarjetas de una línea de tiempo a otra.
Una tabla de golpeo divide los procesos de trabajo en sprints y puede ordenarse en carriles horizontales y verticales. Encontrar un sistema de gestión de flujo de trabajo con la flexibilidad del estilo preferido facilita la vida de su equipo y puede acelerar sus procesos de trabajo.
Los diferentes tipos de software de gestión del flujo de trabajo
Hay dos categorías principales de software de gestión de flujo de trabajo. Aquí estoy mirando a cada uno.
Altamente personalizable o específico para un nicho
Con el software de gestión de flujo de trabajo, puede elegir un sistema altamente personalizable que se adapte a casi cualquier nicho, o puede optar por un software que se adapte a un conjunto específico de software. En última instancia, la elección es suya después de auditar las herramientas que sus equipos necesitan para crear un mejor proceso de flujo de trabajo.
Por ejemplo, software como ClickUp es altamente adaptable a casi cualquier industria que quiera usarlo para administrar sus operaciones de trabajo en curso. Por otro lado, Wrike proporciona herramientas específicamente adaptables a las industrias creativas.
Basado en la nube o local
La mayor parte del software de esta lista está basado en la nube, lo que significa que puede acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. También puede optar por utilizar software que viva en sus servidores y computadoras locales, pero tenga en cuenta que esto tiene sus propias ventajas y desventajas.
Con una solución basada en la nube, su equipo podrá acceder al software desde cualquier lugar desde múltiples dispositivos para mantenerse accesible y actualizado.
# 1 – ClickUp: lo mejor para una gestión de flujo de trabajo versátil
ClickUp es un potente sistema de gestión de flujo de trabajo que garantiza que cada parte de su flujo de trabajo se pueda optimizar y optimizar para lograr eficiencia y velocidad.
Es por eso que esta es mi principal recomendación para casi todos.
Empresas como Google, Airbnb, Uber y Nike están optimizadas para un proceso de trabajo fluido con la capacidad de conectarse a más de 1,000 integraciones. Con ClickUp, no solo administra su flujo de trabajo. Es lo suficientemente personalizable como para administrar sus proyectos desde un solo lugar con herramientas como:
- Administracion de recursos
- Seguimiento de objetivos y recordatorios
- Funciones de mensajería y chat
- Hojas de trabajo complejas o simples
- Integración de aplicaciones de terceros
- Gestión de estrategia
Con la capacidad de crear vistas de discusión, vistas de tablero, vistas de línea de tiempo o mapas mentales, siempre puede estar seguro de que su equipo se mantiene al tanto de cada tarea de trabajo y su progreso de alguna manera. lo que facilita su trabajo.
Debido a su configuración, ClickUp te ahorra mucho tiempo al vincular todas las tareas del proyecto, correos electrónicos, comentarios o wikis entre ellos y permitiéndote visualizar tus proyectos como quieras y automatizar tareas de trabajo recurrentes. La herramienta está equipada para una gestión de flujo de trabajo más grande y compleja, así como para pequeñas empresas que desean tomar el control de sus crecientes sistemas de flujo de trabajo.
Si cambia a ClickUp desde otro sistema de gestión de flujo de trabajo, es muy fácil importar automáticamente toda la información de su trabajo y proyecto con la función de importación.
Uno de los mejores aspectos de utilizar un administrador de flujo de trabajo tan versátil es el precio. Puede comenzar a usar el sistema en segundos registrándose para obtener una cuenta gratuita. Inmediatamente obtendrá 100 MB de espacio con miembros ilimitados y tareas ilimitadas.
El plan pago es de solo $ 5 por usuario y obtiene acceso a almacenamiento ilimitado, integraciones, herramientas de calendario, invitados, carteras, tablas y campos personalizados.
Si está administrando un equipo en crecimiento, tiene la opción de negociar un precio por usuario o por tamaño de equipo después de completar un formulario rápido y enviarles una breve cotización. En general, la versatilidad de ClickUp llega lejos. Es por eso que más de 100,000 equipos lo usan y lo recomiendo a casi todos.
Inicie su cuenta gratuita con ClickUp aquí y utilícela para optimizar todos los aspectos de su flujo de trabajo.
# 2 – Monday.com – Lo mejor para equipos remotos
Si administra un equipo remoto en crecimiento, Monday.com es la solución de flujo de trabajo que une a todos a la perfección.
Es un gran sistema de flujo de trabajo utilizado por BBC Studios, NBC, Discovery Channel, Hulu, Cocacola, Deezer y otros 100,000 equipos para garantizar que administren de manera efectiva cada paso de sus procesos de flujo de trabajo con ellos. miembros del equipo dentro y fuera del sitio.
Con Monday.com, es fácil colaborar con su equipo desde cualquier parte del mundo alineando el progreso del trabajo, los chats de video y una gran cantidad de calendarios sincronizados para garantizar que siempre cumpla con los plazos. trabajo en equipo.
Puede comenzar fácilmente a organizar tareas y automatizar flujos de trabajo con tareas de equipo diarias, bibliotecas de conocimientos, solicitudes de equipos remotos, estados de empleados y reuniones. individual. Por supuesto, si ninguna de estas plantillas lo hace por usted, puede comenzar desde cero y crear la suya propia en cualquier momento con su enorme variedad de herramientas.
Algunas características de Monday.com que son ideales para la gestión remota del flujo de trabajo son:
- Horarios semanales
- Un tablero de reuniones con actualizaciones y resúmenes.
- Amplíe las integraciones para grabar reuniones
- Seguimiento de la zona horaria local para cada miembro del equipo
- Mapas de carga de trabajo y capacidad de trabajo para un proyecto determinado
- La capacidad de crear planes de contingencia a partir de los datos del proyecto.
Monday.com cobra por asiento según el nivel al que desea acceder, y cada uno viene con una lista completa de funciones. Los niveles comienzan en tres asientos cada uno y puede ahorrar dinero si elige un plan anual. Aquí hay un vistazo rápido a cada nivel:
- Básico: $ 8 por usuario al mes desde tres puestos
- Estándar: $ 10 por usuario por mes desde tres puestos
- Pro: $ 16 por usuario al mes desde tres puestos
- Compañía: contáctelos para más información
Si primero desea probar Monday.com, puede comenzar con su prueba gratuita aquí.
# 3 – Wrike: lo mejor para equipos creativos
Wrike es un sistema de gestión de flujo de trabajo dinámico diseñado para equipos creativos. Las iteraciones y tareas administrativas repetitivas pueden ser la pesadilla de cualquier equipo creativo que intente realizar un gran trabajo. Wrike facilita la optimización de todas sus tareas en un solo lugar para lograr productividad y velocidad.
Con Wrike, puede administrar las solicitudes creativas entrantes a lo largo de su ciclo de vida con formularios, plantillas, resúmenes y herramientas de marcado personalizables, para que siempre sepa el progreso de cada tarea.
Por ejemplo, la herramienta de aprobación de Wrike facilita que cualquiera pueda dejar comentarios claros sobre los entregables con comentarios sobre imágenes, videos o documentos específicos. Puede comprobar quién está trabajando en un proyecto siempre que lo necesite y crear un sistema de admisión más simplificado para las solicitudes de trabajo mediante la creación de un punto de contacto formal para cada proyecto de trabajo.
Esto facilita la realización de proyectos que requieren múltiples revisiones y revisiones.
Algunas de sus mejores características para administrar el flujo de trabajo creativo son:
- Plantillas de aprobación de proyectos
- Planificando el proyecto
- Asignación de tarea
- Gestión de las operaciones de marketing diarias
- Arrastrar y soltar paneles
Wrike es gratuito para hasta cinco usuarios y viene con 2 GB de espacio, además de herramientas como vista de hoja de cálculo, administración de tareas, uso compartido de archivos e integraciones básicas.
Puede aprovechar una prueba gratuita y ver si le gusta. Una vez que esté listo para elegir un plan pago, los planes principales son:
- Gratis: hasta 5 usuarios con una lista de tareas compartida para equipos pequeños
- Profesional: hasta 15 usuarios a $ 9.80 por usuario por mes con planificación y colaboración completas del proyecto
- Empresa: hasta 200 usuarios a $ 24.80 por usuario por mes con personalización de la gestión del trabajo y los informes
- Negocios: usuarios ilimitados, comuníquese con su equipo para obtener precios personalizados para la solución más completa
Wrike también ofrece planes que se adaptan específicamente a equipos de marketing / creativos y equipos de servicios profesionales. Ambas categorías tienen una prueba gratuita y precios no listados.
Si bien Wrike es meticuloso con sus precios y el desglose de funciones, garantiza que obtenga el mejor plan para sus necesidades específicas de flujo de trabajo creativo. Le recomiendo que eche un vistazo a su página de precios para obtener una lista completa de funciones para familiarizarse con lo que se incluye.
Pero primero, puedes probar Wrike gratis durante 14 días aquí.
# 4 – Trello – El mejor software de gestión de flujo de trabajo gratuito
Si tiene un presupuesto limitado, el sistema de flujo de trabajo de Trello puede llevarlo por el camino correcto de forma gratuita para hasta 10 tableros por equipo.
Millones de usuarios ya usan Trello y sus paneles organizados para priorizar y automatizar tareas y proyectos diarios. Con él, puede crear tableros y nombrarlos, agregar sus tareas y su equipo, y luego agregar detalles específicos a cada tarjeta, como fechas de vencimiento, notas de trabajo, listas de verificación, archivos adjuntos y más. los comentarios.
Trello funciona muy bien como un administrador de flujo de trabajo simple para equipos pequeños enfocados en el crecimiento y la eficiencia sin gastar una tonelada de gastos en software de trabajo. Este es un diseño de estilo de tablero Kanban y es especialmente popular para las personas a las que les gusta la administración muy visual de tareas y flujos de trabajo.
Como se mencionó, Trello es gratis para hasta 10 tableros por equipo, con tarjetas y listas ilimitadas, y un límite de 10 MB por archivo adjunto. Si te gusta tanto su versión gratuita que quieres optar por un plan pago, puedes elegir entre dos opciones:
- Clase ejecutiva: $ 9,99 por usuario al mes
- Empresa: $ 17.50 por usuario por mes para 100 usuarios (cuantos más usuarios agregue, menos pagará por usuario)
Comience con Trello gratis aquí y use su función de tableros simples para comenzar a organizar su flujo de trabajo.
N. ° 5 – Smartsheet: lo mejor para TI y operaciones
Smartsheet es un software excelente para administrar flujos de trabajo en equipos operativos y de TI. Por lo general, las dos cosas que necesita cuando trabaja en la administración de TI son coherencia y velocidad. Smartsheets logra esto al permitirle adaptar y archivar proyectos rápidamente, coordinar las migraciones del centro de datos e incluso configurar alertas y aprobaciones automatizadas para ahorrarle tiempo.
Smartsheets permite la colaboración entre equipos y le permite controlar el acceso a los recursos. Lo reúnen todo en un panel fácil de usar con muchas funciones de informes.
Smartsheets ofrece una prueba gratuita de 30 días. Para los planes pagados, dividen sus niveles de precios en cuatro categorías. Estos incluyen individuos, empresas, negocios o los primeros. Para conocer sus precios, primero debe comunicarse con ellos. Recomiendo visitar su página de precios para tener una idea de las características y habilidades que obtiene con cada nivel de su lista completa de características. También puede ver una demostración de la herramienta.
Pruebe Smartsheet gratis durante 30 días y comience a crear mejores flujos de trabajo para su equipo hoy mismo.
Resumen
La elección del mejor software de gestión de flujo de trabajo para usted depende de muchas variables. Pero puede comenzar a eliminar fácilmente lo que no funcionará describiendo sus necesidades de flujo de trabajo en términos de nicho, necesidades de flujo de trabajo y tamaño del equipo.
Recomiendo ClickUp y Monday.com a casi todo el mundo. ClickUp es el sistema más versátil para trabajar. Tiene un precio excepcional, puede ser fácil de usar una vez que haya superado una ligera curva de aprendizaje y es altamente personalizable para casi cualquier necesidad de gestión de flujo de trabajo imaginable. Monday.com es ideal para equipos remotos y la colaboración que se necesita más que nunca.
Si tiene necesidades de flujo de trabajo más específicas para su industria, use esta guía para aprender cómo elegir el software de gestión de flujo de trabajo adecuado para sus necesidades comerciales.