Reseñas del mejor software de colaboración de 2020


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El software de colaboración se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas de hoy.

Con equipos dispersos en diferentes ubicaciones trabajando de forma remota, estas herramientas garantizan que todos puedan comunicarse y colaborar de manera efectiva. Desde simples registros y actualizaciones de estado en tiempo real hasta la gestión de proyectos en curso, el software de colaboración puede escalar a empresas de todas las formas y tamaños.

Su organización puede incluso utilizar software de colaboración para mejorar la forma en que trabaja con los clientes, contratistas y partes interesadas de su empresa.

Al aprovechar las herramientas de colaboración, todos se beneficiarán de flujos de trabajo mejorados y tendrán un mejor acceso a la información crítica.

Pero para aprovechar estos beneficios, su primera tarea será encontrar el software de colaboración adecuado para su negocio, y hay un montón de opciones.

Para facilitar su decisión, utilice la guía de compra y las recomendaciones que revisé en este artículo.

Las 6 mejores opciones para software de colaboración

  1. Suave
  2. Trello
  3. Manada
  4. Proyectos de Zoho
  5. Wrike
  6. Jeans azules

Cómo elegir el mejor software de colaboración para ti

Como se mencionó anteriormente, existen muchas herramientas de colaboración diferentes disponibles en el mercado hoy en día. Con docenas, si no cientos, de opciones para elegir, seleccionar la mejor opción para su negocio puede parecer una tarea abrumadora.

Para facilitar el proceso de compra, he identificado los principales factores a considerar a la hora de evaluar distintas opciones. Explicaré rápidamente cada uno de ellos con más detalle a continuación.

Tipo de software

El software de colaboración viene en diferentes formas y tamaños.

Encontrará soluciones diseñadas para la gestión de proyectos, mientras que otras están diseñadas específicamente para mensajería instantánea o videoconferencia. Incluso existen soluciones todo en uno en el mercado hoy en día.

La mejor opción para ti dependerá de las necesidades de tu negocio. Es posible que algunos de ustedes solo necesiten una herramienta de mensajería interna, en lugar de una plataforma de almacenamiento de documentos o administración de tareas. Cubriremos los diferentes tipos de software de colaboración con más detalle más adelante en esta guía.

Tamaño de la empresa

¿Cuál es el tamaño de su empresa?

Además de la cantidad de personas en su equipo, también se debe considerar la cantidad de equipos, departamentos y otros segmentos.

Por ejemplo, es posible que desee tener una herramienta que todos en su organización puedan usar para contactar a otro empleado. Pero los archivos compartidos por el equipo de contabilidad o el departamento de recursos humanos no deben ser accesibles para su equipo de marketing. Su personal de ventas no debería poder acceder a registros financieros confidenciales.

Así que asegúrese de que el software que está considerando le permita crear diferentes grupos para cada departamento o proyecto. También querrá buscar funciones para administrar los permisos y el acceso para cada usuario individual.

Amabilidad

El software de colaboración debería hacer su vida más fácil, no más difícil.

Hay algunas herramientas que sin duda son más complejas que otras. Dependiendo de sus necesidades y del nivel de habilidad técnica de los usuarios finales, esto está bien. Cada vez que utilice un software nuevo, siempre habrá una curva de aprendizaje. Así que debes tener esto en cuenta.

Sin embargo, después de las primeras semanas o meses de usar el software, todo su equipo debería ser bastante competente. De lo contrario, podría agregar complejidad a sus procesos, en lugar de aumentar el rendimiento y la productividad.

Le recomiendo que aproveche las demostraciones y pruebas gratuitas. Realmente le dará una mejor comprensión de las opciones que son más fáciles de usar.

Herramientas de organización

Esto se relaciona con nuestro último punto. El mejor software de colaboración le facilitará la organización.

Dependiendo del software en cuestión, puede haber tarjetas de tareas, carpetas, grupos o alguna otra forma de mantener todo ordenado. ¿Cómo paso de un proyecto a otro? ¿Podrán los usuarios encontrar fácilmente un archivo o documento compartido por un colega? ¿Pueden los supervisores y gerentes de proyectos seguirlo todo a un nivel superior?

A escala, se amplía la forma en que todo está organizado en su software de colaboración. Si solo lidera un pequeño equipo de cinco usuarios que trabajan en un solo proyecto, esto puede no ser importante. Pero cuando ese número sube a cientos o miles, es esencial mantenerse organizado.

Integraciones

Su software de colaboración debe integrarse a la perfección con otras herramientas y software que utiliza su empresa.

Desde CMS hasta CRM, software de mensajería, servicios de almacenamiento en la nube y más, asegúrese de verificar estas integraciones antes de tomar una decisión. Es más fácil usar el software de colaboración si todo se puede administrar y acceder desde una plataforma. De lo contrario, los usuarios tendrán que alternar entre diferentes herramientas, lo que no es ideal desde el punto de vista de la eficiencia.

Los diferentes tipos de software de colaboración

Antes de pasar a las revisiones y recomendaciones, quiero identificar y explicar claramente los diferentes tipos de herramientas de colaboración en el mercado actual. Estas son algunas de las opciones que encontrará mientras navega:

Software de gestión de proyectos

Como su nombre indica, el software de gestión de proyectos está diseñado para equipos que trabajan en diferentes proyectos. Un proyecto se puede definir como algo con una fecha de inicio y finalización claramente definida.

Puede variar desde un proyecto de desarrollo de aplicaciones a gran escala hasta una pequeña campaña de marketing.

Las herramientas de gestión de proyectos permiten que sus equipos trabajen en colaboración en proyectos y, a veces, automatizan las tareas. Si esto es lo que está buscando, asegúrese de encontrar una solución que se adapte a su estilo de gestión de proyectos (gestión ajustada, gestión ágil, tableros Kanban, diagramas de Gantt, etc.).

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos que se consideran una solución de colaboración en equipo todo en uno.

Uso compartido de archivos y almacenamiento de documentos

Algunas soluciones están diseñadas específicamente para compartir archivos y documentos.

Con estas herramientas, los miembros del equipo pueden transferir, distribuir y personalizar el acceso a los archivos compartidos. Un archivo puede ser cualquier cosa, desde una imagen hasta un PDF o incluso archivos más grandes, como software, videos o libros electrónicos.

Es mucho más fácil y seguro administrar archivos y colaborar con una herramienta en la nube en lugar de transferir archivos por correo electrónico.

Mensajería instantánea

Las herramientas de mensajería son ideales para equipos que desean comunicarse en tiempo real. Si necesita una respuesta rápida o desea comunicarse con un compañero de trabajo, un mensaje instantáneo es definitivamente más efectivo que un correo electrónico.

También son ideales para chats grupales en los que varios miembros pueden comunicarse entre sí en tiempo real. Nuevamente, esta es una mejor alternativa a los correos electrónicos tradicionales.

Algunas herramientas de colaboración tendrán funciones integradas de mensajería instantánea, mientras que otras se especializan específicamente en mensajería instantánea. No todo el software de colaboración incluye mensajería en equipo.

Software para conferencias telefónicas

El software de conferencias telefónicas lleva la comunicación en tiempo real al siguiente nivel.

Además de la mensajería instantánea (o además de la mensajería instantánea), estas herramientas permiten a los equipos colaborar mediante el chat de voz y video. Incluso puede beneficiarse de funciones adicionales como compartir pantalla, modo de presentación, etc.

Las empresas utilizan software de conferencias telefónicas para la colaboración interna, así como para la colaboración con clientes, contratistas, partes interesadas, etc.

Herramientas de coordinación

En general, las herramientas de coordinación forman parte del software de colaboración.

Me refiero a funciones como el seguimiento del tiempo, la programación, los calendarios, las actualizaciones de estado, etc. Por ejemplo, un calendario colaborativo puede ayudarlo a comprender la disponibilidad de todos en tiempo real sin tener que molestarlos. Mejora la eficiencia al programar reuniones o tareas similares.

La mayoría del software de colaboración también tendrá funcionalidad para actualizaciones de estado en tiempo real. Entonces, cuando alguien termina una tarea, no es necesario que todos sepan su progreso. Esta información estará disponible en un feed general.

# 1 – Slack Review – Lo mejor para mensajes de equipo

Slack es un nombre con el que muchos de ustedes ya están familiarizados. Se ha convertido rápidamente en la plataforma de referencia para la mensajería empresarial interna en los últimos años.

Ya sea que esté trabajando de forma remota o en un entorno de oficina tradicional, Slack será una excelente opción a considerar.

Más de 750.000 empresas confían en Slack para la colaboración en equipo. Aquí hay un resumen rápido de algunas de sus características y fortalezas notables:

  • Mantente organizado con los canales de Slack para proyectos, equipos o temas.
  • Capacidades para compartir archivos
  • Llamadas de audio y video con pantalla compartida
  • Más de 2.200 aplicaciones de Slack para integraciones (Zoom, Jira, Salesforce, Google Drive, etc.)
  • Cree sus propios flujos de trabajo para ahorrar tiempo
  • Utilice la API de Slack para integrar sus herramientas internas
  • Escalabilidad y seguridad de nivel empresarial
  • Colaborar con socios como clientes, subcontratistas, proveedores, etc. agregarlos a los canales

Los planes comienzan en solo $ 6.67 por usuario por mes. Todos los planes vienen con mensajería ilimitada. No importa el tamaño de su equipo o industria, Slack es la mejor herramienta de colaboración para la mensajería en equipo.

# 2 – Revisión de Trello: lo mejor para una fácil administración de tareas

Trello es una solución simple para administrar tareas. Tanto para el trabajo en curso como para los proyectos, esta es una de las mejores formas para que todo su equipo colabore y se mantenga organizado.

Con los tableros, tarjetas y listas de Trello, las empresas de todos los sectores pueden utilizar esta plataforma para mejorar la productividad.

Aquí hay una explicación rápida de lo que puede lograr con el software de colaboración de Trello:

  • Agregue comentarios, archivos adjuntos y fechas límite a las tarjetas
  • Crea tablas para separar proyectos y equipos
  • Automatización de flujo de trabajo incorporada (activadores basados ​​en reglas, fechas de vencimiento, etc.)
  • Agregue listas para crear un flujo de trabajo único para cada proyecto
  • Integre con aplicaciones de terceros que ya usa
  • Colabora desde cualquier lugar con la aplicación móvil de Trello (iOS y Android)
  • Notificaciones y etiquetado del equipo
  • Asigne fácilmente tareas o tarjetas a uno o más usuarios

Trello cuenta con la tecnología de Atlassian, líder mundial en software y gestión de proyectos. Para que sepa que es una solución con la que puede contar. Es por eso que más de un millón de equipos de todo el mundo confían en Trello.

Este software de colaboración es gratuito para hasta 10 tableros con un número ilimitado de tarjetas y listas. Los planes pagos comienzan en $ 9.99 por usuario por mes.

# 3 – Revisión de rebaños: lo mejor para el trabajo remoto

Flock es otra herramienta de colaboración centrada principalmente en la mensajería. Pero es un poco más avanzado que Slack en términos de características y capacidades.

El software es ideal para equipos que trabajan en colaboración desde ubicaciones remotas.

Con Flock, puede mantener todos sus mensajes, aplicaciones y herramientas de productividad organizados desde un solo lugar. Estas son algunas de sus características que vale la pena destacar:

  • Mensajería en tiempo real
  • Directorio y canales de equipo personalizables
  • Video conferencia
  • Compartir pantalla
  • Compartición de archivos
  • Búsqueda potente (de mensajes, enlaces, documentos, etc.)
  • Herramientas de productividad para compartir notas, listas de tareas, recordatorios, encuestas y más.
  • Más de 50 integraciones de aplicaciones perfectas (Google Drive, Asana, Twitter, etc.)

Para equipos pequeños, Flock es gratis con 10 canales incluidos. También se beneficiará de un número ilimitado de mensajes grupales y 1: 1. Los planes pagos comienzan en solo $ 4.50 por usuario por mes, lo cual es una excelente relación calidad-precio.

Pruebe Flock gratis con una prueba de 30 días.

# 4 – Zoho Projects: el mejor software de colaboración con muchas funciones

Zoho Projects es una de las herramientas de colaboración más populares y fáciles de usar del mercado actual. El software permite a los equipos colaborar, planificar y realizar un seguimiento del trabajo de forma más eficaz.

Como solución en la nube, puede usar Zoho Projects para colaborar y administrar tareas desde cualquier lugar.

En comparación con otras herramientas, Zoho Projects está repleto de funciones sólidas. Aquí hay un vistazo rápido a algunos de mis favoritos:

  • Administrar tareas con tableros Kanban
  • Definir dependencias entre tareas según el orden en que se completan
  • Mapee todo su flujo de trabajo
  • diagramas de Gantt
  • Informes de tareas
  • Herramientas de seguimiento del tiempo
  • Seguimiento de problemas
  • Gestión de SLA
  • Automatizaciones

Zoho Projects incluso ofrece soluciones específicas de la industria para categorías como desarrollo de software, bienes raíces, construcción, marketing, educación y más.

Los planes comienzan en solo $ 3 por usuario por mes (con un mínimo de seis usuarios). Puede probarlo gratis con una prueba de 10 días.

# 5 – Revisión de Wrike: la mejor herramienta de gestión de proyectos todo en uno

Wrike es una solución de gestión de proyectos potente y versátil. El software ayuda a que su equipo tenga un control y una visibilidad completos de los proyectos y tareas.

Si está buscando un software de colaboración con un enfoque principal en la gestión de proyectos, esta será una de las mejores opciones a considerar.

Más de 20.000 empresas de todo el mundo confían en Wrike, incluidos algunos grandes nombres como Dell, Google, Airbnb y Siemens. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de sus características y beneficios:

  • Gestión de proyectos ágiles
  • Paneles de control y flujos de trabajo personalizados
  • Automatización de procesos
  • Comentarios y edición en tiempo real
  • Notificaciones
  • Edición en vivo e informes dinámicos
  • Fácil de compartir información con las partes interesadas
  • Visibilidad de un extremo a otro y actualizaciones en tiempo real
  • Seguridad de nivel empresarial
  • Compartir archivos y adjuntos

Wrike es una opción popular para equipos de marketing, profesionales creativos y equipos de desarrollo de productos. Sin embargo, es lo suficientemente versátil para satisfacer las necesidades de todo tipo de negocios.

El software es gratuito para hasta cinco usuarios. Pero deberá actualizar a un plan pago para aprovechar al máximo las funciones de planificación y colaboración del proyecto. Estos comienzan en $ 9.80 por usuario por mes. Pruébelo gratis durante 14 días.

# 6 – Revisión de BlueJeans – Excelente para conferencias de audio y video

Para aquellos de ustedes que necesitan software de colaboración para conferencias telefónicas, no busquen más allá de BlueJeans. Es una forma simple y segura de capacitar a su personal de forma remota con conferencias de audio y video.

Marcas como Zillow, Facebook, ADP, Intuit y National Geographic confían en BlueJeans para la colaboración en equipo.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que hace que BlueJeans sea tan ideal para la colaboración:

  • Colabore con conferencias de video, audio y web desde cualquier dispositivo
  • Controles de reuniones en vivo y alertas automáticas
  • Puntos destacados y transcripciones de la reunión
  • Seguridad de nivel empresarial
  • Interoperabilidad de un toque
  • Calidad de llamada excepcional con video HD y audio Dolby Voice
  • Compartir contenido dinámico
  • Red de aplicaciones de integración de software (Microsoft Teams, Slack, etc.)
  • Soporte 24/7/365
  • Reuniones 1: 1 ilimitadas
  • Reuniones de grupo ilimitadas

Los planes comienzan en solo $ 9,99 por host al mes. Si aún no está completamente vendido, puede obtener acceso ilimitado a BlueJeans y todas sus funciones de forma gratuita con una prueba de 7 días.

Resumen

El software de colaboración mantiene toda su empresa organizada y conectada en tiempo real.

Para encontrar el mejor software para su empresa, comience por consultar la guía de compra que destaqué al comienzo de este artículo. Luego, revise las opciones recomendadas anteriormente para encontrar la mejor herramienta para usted.

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