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Es la peor pesadilla de todo gerente.
Este UN proyecto que parece no tener fin. Nada va según lo planeado y los plazos incumplidos acechan en cada esquina. No puedes recordar la última vez que te reíste. Su jefe está loco y sus empleados tropiezan al tratar de averiguar qué hacer a continuación.
Llegas a casa preguntándote qué salió mal y por qué el universo trabaja en tu contra. Si tan solo hubiera una mejor manera.
No tiene por qué serlo.
Al elegir el software de gestión de proyectos adecuado, los proyectos no lo sumergirán en esta pesadilla que causa pánico.
He gestionado innumerables proyectos, cientos de equipos y me he metido en todo el software de gestión de proyectos que se pueda imaginar.
De Wrike a Trello. Trello en Asana. De Asana a Wrike.
Enjuague y repita con todas las combinaciones de herramientas posibles del mercado.
¿Y quieres saber un secreto? No importa qué herramienta de gestión de proyectos utilice siempre que elija la correcta y se ciña a ella.
Pero para ayudarlo a tomar una decisión más fácil, analicé seis de mis opciones favoritas e hice una lista de cosas a considerar al elegir el software adecuado.
Las 6 mejores opciones para software de gestión de proyectos
- Zoho Projects: excelente para la versatilidad
- Wrike: ideal para equipos de marketing
- Trabajo en equipo: ideal para equipos remotos
- Asana: ideal para equipos pequeños
- Smartsheet: ideal para equipos grandes
- Trello: el mejor software gratuito de gestión de proyectos
Cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado para usted
El mejor software de gestión de proyectos para usted depende de la complejidad de sus proyectos, el tamaño de su equipo y las funciones que necesita.
Y elegir la correcta puede parecer imposible, ya que existen miles de herramientas diferentes.
Entonces, antes de sumergirnos en mis principales recomendaciones, hablemos sobre qué buscar a medida que avanza en el proceso de encontrar el software adecuado.
Número de usuarios
La mayoría del software de gestión de proyectos se factura por usuario al mes. Por lo tanto, es esencial comprender la cantidad de asientos que necesita y su presupuesto.
Si tiene un equipo grande con cientos de usuarios, será mejor que elija un plan de negocios con precios personalizados para aprovecharlo al máximo.
Sin embargo, si tiene menos de 15 personas, Asana es una excelente opción (gratis para hasta 15 usuarios).
Y si tiene menos de tres usuarios, también puede usar Zoho Projects de forma gratuita.
Complejidad del proyecto
Para proyectos simples y sencillos, todo lo que necesita es un software básico de gestión de proyectos.
Y probablemente pueda obtenerlo usando un plan gratuito para siempre con Trello, Asana o Zoho Projects.
Sin embargo, a medida que sus proyectos se vuelven más complejos, necesita una funcionalidad más sólida. Por lo tanto, es posible que deba actualizar a un plan pago si opta por un software básico de gestión de proyectos.
Por otro lado, herramientas como Wrike y Smartsheet ofrecen funciones más avanzadas y específicas de la industria. Pero tienen un precio más alto.
Administración de tareas
Una de las características más importantes a las que hay que prestar atención es la gestión de tareas.
Si bien la mayoría del software de gestión de proyectos incluye la gestión básica de tareas, es importante tener en cuenta las funciones avanzadas que necesita.
¿Necesita crear dependencias de tareas? Es posible que deba crear tareas recurrentes de forma diaria, mensual o anual. O tal vez desee asignar a varias personas a la misma tarea.
También incluye cosas como:
- Listas de verificación y fechas de vencimiento
- Piezas juntas
- Archivar / borrar tareas
- Priorización de tareas
- Automatizando
- Subtareas
Por lo tanto, piense detenidamente cómo planea administrar los proyectos y qué funciones de administración de tareas necesita antes de tomar decisiones.
Funciones de chat
El mejor software de gestión de proyectos incluye funciones de chat internas como comentarios, foros o mensajería instantánea.
Esta es una característica esencial que le permite mantener las discusiones optimizadas e intactas con las diferentes tareas o fases de su proyecto. En lugar de buscar en miles de correos electrónicos, puede abrir la tarea y ver todo lo relacionado con ella de inmediato.
Todas mis recomendaciones principales incluyen esto hasta cierto punto. Pero asegúrese de que el software que elija incluya también sólidas funciones de chat.
Personalización
Cada proyecto y cada equipo es diferente.
Por tanto, es importante que su software de gestión de proyectos pueda adaptarse a sus necesidades. Ya sea un panel de control totalmente personalizado, la flexibilidad de escalar o una funcionalidad mejorada con las integraciones adecuadas.
Además, piense en cómo desea ver y compartir el progreso del proyecto. Diferentes software ofrecen diferentes vistas, informes y análisis de proyectos.
Empiece por crear una lista completa de las funciones e integraciones necesarias.
Finalmente, considere todo lo que necesita hacer con su software y hable con un equipo de ventas para asegurarse de que su herramienta pueda manejar sus principales prioridades sin salirse del presupuesto.
Los diferentes tipos de software de gestión de proyectos
Existen diferentes tipos de software de gestión de proyectos. Algunos son mucho mejores que otros, mientras que otros están reservados específicamente para desarrolladores o empresas de gran presupuesto.
Veámoslos juntos.
Basado en la nube
Todas mis recomendaciones principales son software basado en la nube. Esto significa que el software reside en un servidor en la nube y puede acceder a él desde cualquier navegador web en cualquier dispositivo.
Este es el tipo preferido por la mayoría de los usuarios porque es fácil de usar, no requiere ninguna infraestructura de su parte y puede acceder a todo desde cualquier lugar.
Por lo general, paga por este tipo de software por usuario al mes.
Específico de la industria
Los diferentes tipos de proyectos pueden requerir soluciones específicas de la industria.
Estos le facilitan la vida con plantillas prediseñadas, flujos de trabajo automatizados y más funciones específicas para los tipos de proyectos que administra.
La mayor parte del software de esta lista ofrece soluciones para industrias como:
- Publicidad digital
- Fabricación
- Educación
- Inamovible
- Construcción
- Desarrollo de software
- Equipos remotos
Dicho esto, estas empresas también ofrecen suscripciones estándar a precios razonables que no incluyen ninguna herramienta específica de la industria.
Por lo tanto, no tiene que utilizar estas soluciones más caras a menos que lo desee.
La mayoría de estas soluciones se ofrecen con tarifas personalizadas de acuerdo con sus necesidades específicas. Por lo tanto, pueden estar fuera de su presupuesto, especialmente si es una pequeña empresa o una empresa nueva.
En el sitio
El software de gestión de proyectos local vive en sus servidores en lugar de en la nube. Y aunque es más seguro, solo puede acceder al software desde dispositivos en su red.
También es posible que deba instalar una nueva infraestructura o contratar un equipo de mantenimiento interno para actualizar y mantener el software por usted.
Es por eso que ninguna de las recomendaciones de esta lista es una solución local.
API abierta
El software de API abierta es perfecto para desarrolladores o si desea contratar a un desarrollador para crear una solución de gestión de proyectos personalizada para su negocio.
Este tipo de software es altamente personalizable pero difícil de administrar si no eres un desarrollador.
Y ese nivel de personalización no es necesario para la mayoría de los usuarios. Por lo tanto, no he incluido ningún software API abierto en esta lista.
# 1 – Revisión de proyectos de Zoho: lo mejor para la versatilidad
Para la mayoría de los usuarios, Zoho Projects es mi principal recomendación.
Ofrecen un plan gratuito para siempre y los planes pagos comienzan en solo $ 3 por usuario por mes. Por lo tanto, es increíblemente asequible para las pequeñas empresas y puede escalar a medida que crece su negocio.
Ya sea que esté administrando proyectos simples o complejos, Zoho tiene todo lo que necesita, incluidas funciones poderosas como:
- Almacenamiento de archivos alojado
- Dependencias de tareas
- Tareas recurrentes
- Generador de flujo de trabajo visual
- Seguimiento del tiempo
- Asignaciones y priorización de tareas
- Chats, foros y feeds
- Informes y análisis
La interfaz de arrastrar y soltar facilita la creación de flujos de trabajo y realiza un seguimiento rápido del progreso del proyecto. Además, puede ver proyectos utilizando vistas Kanban, Gantt o Calendario.
Además, sus herramientas de comunicación interna (chat, foro y alimentación) agilizan la colaboración en equipo donde más importa.
También puede aprovechar más de 100 integraciones integradas con herramientas profesionales que ya usa para ejecutar y administrar su negocio.
Estas integraciones incluyen Slack, Zapier, DropBox, etc.
Los planes de Zoho incluyen:
- Gratis: hasta 3 usuarios, dos proyectos y 10 MB de almacenamiento
- Estándar: $ 3 / usuario por mes y hasta 10 proyectos (entre 6 y 10 usuarios)
- Express – $ 4 / usuario por mes + proyectos ilimitados (entre 12 y 50 usuarios)
- Premium – $ 5 / usuario por mes + proyectos ilimitados (entre 15 y 100 usuarios)
- Negocios – $ 6 / usuario por mes + proyectos ilimitados (para más de 20 usuarios)
Comience su prueba gratuita de 10 días para realizar una prueba de manejo con Zoho hoy.
# 2 – Revisión de Wrike: lo mejor para los equipos de marketing
Más de 20.000 empresas, incluidas Google, Airbnb y Dell, utilizan Wrike para gestionar proyectos de marketing y ventas en todo el mundo.
Con Wrike, su software de gestión de proyectos se adapta a sus necesidades, y no al revés. Y características como flujos de trabajo y paneles de control personalizados, automatización y comunicación en tiempo real lo convierten en una excelente opción para equipos de marketing dinámico de todos los tamaños.
También obtiene visualización de extremo a extremo para que pueda concentrarse en las áreas problemáticas mientras mantiene un movimiento constante hacia adelante con cada proyecto en su conjunto.
Además, Wrike incluye potentes modelos específicos de marketing, que incluyen
- Administración de campaña
- Lanzamiento del producto
- Operaciones de marketing
- Creación de contenido
- Gestión de eventos
Y puede combinarlos con funciones de gestión de proyectos estándar como gestión de tareas, verificación y aprobaciones, herramientas de comunicación y visibilidad del progreso en tiempo real.
Las vistas del proyecto incluyen vistas de tabla, hoja de cálculo, Gantt, calendario y personalizado.
Wrike también incluye integraciones perfectas con más de 400 herramientas comerciales, como Salesforce, G Mail y Google Drive. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por problemas de incompatibilidad de software ni nada de eso.
Puede comenzar su plan gratuito para siempre para hasta cinco usuarios, pero es posible que lo encuentre limitado. Los planes pagados incluyen:
- Profesional – $ 9.80 / usuario por mes (5 a 15 usuarios)
- Empresa – $ 24.80 / usuario por mes (5 – 200 usuarios)
- Negocios – Personalizado (5 – usuarios ilimitados)
También ofrecen planes personalizados para los equipos de marketing, pero debe contactarlos para obtener un presupuesto personalizado. Sin embargo, sí incluye modelos especializados, Wrike Proof, etc.
Comience su prueba gratuita de 14 días o regístrese en un plan gratuito para siempre para comenzar hoy.
# 3 – Revisión del trabajo en equipo: lo mejor para equipos remotos
Si está administrando un equipo remoto (o pronto un equipo remoto), Teamwork es una excelente opción. Su módulo de trabajo remoto está especialmente diseñado para equipos distribuidos que necesitan una forma flexible de realizar su trabajo.
Más de 20.000 equipos y grandes nombres, incluidos Disney, Netflix y Spotify, confían en Teamwork para sus necesidades de gestión remota de proyectos, y por una buena razón.
El software simplifica la colaboración, la gestión de tareas y la visibilidad del proyecto, sin importar dónde viva (y trabaje) su equipo. Y como dice Teamwork, "El hecho de que no estés en la misma habitación no significa que no puedas estar en la misma página".
Este software de gestión remota de proyectos incluye excelentes características como:
- Software de chat interno
- Espacios de trabajo centralizados
- Vistas del tablero
- Plantillas de proyecto personalizadas
- Equilibrio de la carga de trabajo
- Seguimiento del tiempo
- diagramas de Gantt
Además, puede elegir el software que necesita. También puede ahorrar un 49% al combinar todo el software Teamwork.
A $ 35 / mes por usuario (mínimo de cinco usuarios), es más adecuado para empresas con un presupuesto decente. Pero su módulo de gestión de proyectos por sí solo es mucho más asequible, a partir de $ 10 / mes por usuario.
También puede comenzar con un plan gratuito para siempre para hasta cinco usuarios y dos proyectos. Es una excelente opción para equipos pequeños o empresas de rápido crecimiento.
Regístrese hoy para una prueba gratuita de 30 días para probar la solución de gestión de proyectos remota de Teamwork.
# 4 – Revisión de Asana – Lo mejor para equipos pequeños
Asana es una excelente opción para equipos de hasta 15 personas.
Y con millones de usuarios en más de 190 países de todo el mundo, puede estar seguro de que está en buenas manos.
Su plan Free Forever incluye 15 puestos, tareas y proyectos ilimitados, asignaciones, fechas de vencimiento y todo lo que necesita (además de algunas funciones avanzadas) para administrar proyectos de todos los tamaños de manera efectiva.
Con Asana, puede trazar incluso los pasos más pequeños en cada proyecto para garantizar el avance y realizar un seguimiento del progreso de su equipo a lo largo del camino.
Además, puede aprovechar características como:
- Vistas de tabla arrastrando y soltando
- Vistas de la línea de tiempo
- Flujos de trabajo automatizados
- Formularios y solicitudes de trabajo
- Vista de calendario
- Resumen de la cartera
- Equilibrio de la carga de trabajo
- Campos Personalizados
- Modelos reutilizables
No solo eso, sino que toda la interfaz es hermosa y fácil de navegar.
Puede elegir entre modelos industriales prediseñados o crear uno propio para que su equipo vaya por el camino correcto en poco tiempo.
Y con más de 100 integraciones, incluidas Adobe, Slack, Gmail, Chrome, Drive y más, puedes estar tranquilo sabiendo que Asana funciona bien con las herramientas que ya usas.
Además, puede compartir archivos, comunicarse y compartir comentarios en un solo lugar.
Con un precio gratuito (hasta 15 usuarios), Asana es difícil de superar. Sin embargo, si pasa el plan gratuito, puede actualizar a cualquiera de sus planes pagos, que incluyen:
- Premium: $ 10,99 por usuario al mes
- Enterprise: $ 24,99 por usuario al mes
- Empresa: solo precios personalizados
¡Regístrate en un plan gratuito para siempre para comenzar con Asana hoy!
# 5 – Revisión de Smartsheet: lo mejor para equipos grandes
Smartsheet es un software de gestión de proyectos dinámico diseñado para empresas y equipos grandes. Sin embargo, la solución es lo suficientemente flexible para adaptarse a empresas y proyectos de todos los tamaños.
Se especializan en proyectos de rápido movimiento con un montón de piezas móviles. Por tanto, puede confiar en Smartsheet incluso para los proyectos más complejos.
Con Smartsheet, puede obtener visibilidad de un extremo a otro del proyecto con vistas de cuadrícula, mapa, Gantt y calendario. Además, puede recopilar datos de formularios, flujos de trabajo automatizados y tareas recurrentes para ver qué necesita ver y cuándo.
Sin embargo, el software va más allá de la gestión de proyectos esencial. Es una plataforma de ejecución de trabajo galardonada que es fácil de implementar, administrar y mantener.
Además, el 75% de las empresas de Fortune 500 utilizan Smartsheet para realizar sus tareas.
Entonces, estás en buena compañía.
Todos los planes también incluyen soporte al cliente a pedido, materiales de educación continua, programas de capacitación y certificación, y servicios de consultoría para ayudarlo a aprovechar al máximo su nuevo software de administración de proyectos.
Y también obtiene herramientas de colaboración, las cuatro vistas del proyecto y amplias aplicaciones / integraciones móviles con cada plan.
Si bien Smartsheet es excesivo para la mayoría de las pequeñas empresas, es una excelente opción para las grandes empresas y negocios que buscan optimizar sus procesos comerciales.
Sus planes pagados incluyen:
- Individual – $ 14 por mes
- Enterprise: $ 25 por usuario por mes (mínimo de tres usuarios)
- Empresa: personalizada (funciones y herramientas de nivel empresarial)
- Premier: personalizado (funciones y herramientas empresariales + premium)
Regístrese para una prueba gratuita de 30 días para probar Smartsheets sin riesgos y sin necesidad de tarjeta de crédito.
# 6 – Revisión de Trello – El mejor software gratuito de gestión de proyectos
Si tiene un presupuesto ajustado, Trello es un excelente software gratuito de gestión de proyectos.
Además, millones de usuarios, incluidos Pinterest, Peloton, Fender y Costco, confían en él para mapear y administrar proyectos de todas las formas y tamaños.
Es una gran herramienta básica de gestión de proyectos visuales para cualquier tipo de proyecto, desde mejoras para el hogar y actividades relacionadas hasta campañas de marketing y operaciones comerciales en toda regla.
Trello utiliza tableros, tarjetas y listas para organizar proyectos, lo que la convierte en una plataforma cómoda y familiar. Puede arrastrar y soltar tarjetas, mover tarjetas a nuevos tableros y tachar tareas a medida que avanza.
Además, puede crear flujos de trabajo automáticos con activadores basados en reglas, comandos de calendario y más.
Además, el Plan Forever Free incluye funciones intuitivas como:
- Mesas personales ilimitadas
- Tarjetas y listas ilimitadas
- 10 MB de archivos adjuntos
- Hasta 10 tableros de equipo
- Automatización básica
- Y autenticación de dos factores
Esta es una gran solución para equipos de todos los tamaños, ya que cualquiera puede unirse de forma gratuita. Sin embargo, debe actualizar a un plan pago si necesita más de diez tableros de equipo.
Y si va más allá del plan gratuito, puede actualizar a un plan de pago asequible para obtener funciones más avanzadas. Los planes pagados de Trello incluyen:
- Clase ejecutiva: $ 9,99 / usuario por mes
- Enterprise – $ 17.50 / usuario por mes
Regístrese para obtener un plan gratuito para siempre para comenzar con Trello hoy.
resumen
Zoho Projects es mi recomendación número uno para la mayoría de los usuarios, a partir de solo $ 3 por usuario al mes con un enorme plan gratuito para siempre.
Sin embargo, no existe una solución de gestión de proyectos única para todos.
Por lo tanto, asegúrese de comprender completamente sus necesidades y requisitos antes de tomar una decisión. Y no olvide utilizar los criterios que le hemos contado durante todo el proceso.
¿Cuál es su software de gestión de proyectos favorito?