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Las empresas intercambian constantemente información privada con sus clientes. Si un solo documento cae en las manos equivocadas, podrían perder una gran relación en un instante.
Todas las personas con las que trabajo utilizan software de gestión de documentos, y usted también debería hacerlo. Una vez que empiece, verá que le brinda muchos beneficios más allá de la seguridad.
Ya sea que esté tratando de ser ecológico, mantenerse organizado, crear excelentes boletines o cumplir con las regulaciones más estrictas, el software de administración de documentos puede hacer que un proceso difícil sea mucho más fácil.
La clave es encontrar el adecuado para sus necesidades específicas. He elaborado una lista de mis cinco principales soluciones de gestión de documentos. Veamos por qué son útiles y cómo pueden ayudarte.
Las 5 mejores opciones para software de gestión de documentos
- DocSend: ideal para empresas
- FileCenter DMS: ideal para dejar de usar papel
- PandaDoc: ideal para cerrar más negocios
- Rubex de eFileCabinet: ideal para automatizar las tareas diarias
- MasterControl: ideal para el cumplimiento corporativo
Cómo elegir el mejor software de gestión de documentos para usted
Estimaciones, propuestas, contratos, facturas: los documentos son la capa básica de cualquier relación comercial.
Cuanto más fácil sea administrar documentos, más fácil será administrar estas relaciones.
El software de administración de documentos puede hacer mucho para ayudarlo a mantenerse organizado y eficiente. Echemos un vistazo a algunas de las funciones que pueden tener un gran impacto.
Escaneo e imágenes
Escanear documentos es una molestia sin el producto adecuado. De hecho, la desmaterialización del papel es una de las principales razones por las que las personas obtienen software de gestión de documentos.
Convierte un flujo de trabajo verdaderamente ineficiente en un proceso optimizado con herramientas para identificar, clasificar, etiquetar y almacenar todo tipo de archivos.
Algunos productos vienen con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que traduce palabras impresas en texto digital. Esto significa que se puede buscar cualquier documento que escanee. Bastante suave, ¿verdad?
Funciones de seguridad de documentos
Muchas de estas herramientas aumentan el control que las personas tienen sobre los documentos, incluso después de haberlos compartido.
Algunas de las funciones que realmente me gustan son:
- Protección de contraseña
- Permisos flexibles para ver, comentar y editar
- Vencimiento del documento
- Uso restringido
Es muy agradable poder enviar un documento sabiendo que no se puede compartir, editar ni imprimir. Este es un gran paso adelante para las empresas que pierden el control una vez que envían un documento.
Métricas de participación de documentos
De un vistazo, sé exactamente quién leyó una propuesta y cuánto tiempo dedicaron a cada página. Microsoft Word no te dirá eso.
Para las ventas, es una mina de oro de información. O, si está tratando de recaudar fondos, lo que se obtiene fácilmente es un vistazo de quién está realmente interesado.
Encuentro estas métricas extremadamente valiosas. Ciertamente, existe una razón por la que cada vez más soluciones de gestión de documentos están agregando estas características.
Creación de documentos
Es difícil crear contenido de calidad, coherente con la marca y actualizado de cualquier tipo. El software de gestión de documentos elimina todo el trabajo de formato y presentación de la ecuación.
Hay plantillas para todo tipo de casos de uso, lo que lo ayuda a crear rápidamente propuestas y boletines que se ven fenomenales, optimizados automáticamente para la web y el móvil.
Algunos productos tienen un generador de documentos visuales. Arrastra y suelta tu camino hacia una propuesta espectacular que incluye videos, o escribe el contrato perfecto con un campo firmable.
Diseñe documentos legales con confianza, no se requiere título en derecho.
Es realmente bueno cuando una solución de administración de documentos se conecta a su software CRM y automáticamente llena las plantillas con información del cliente. Reciba una propuesta en la bandeja de entrada de un cliente potencial antes de que finalice la primera llamada.
Gestión de registros y versiones
Como era de esperar, un buen software de gestión de documentos mantiene un registro ordenado de los eventos.
Es importante para la colaboración. Las personas siempre saben que están trabajando en la última versión del mismo documento. Esto evita una pérdida de tiempo innecesaria debido a acciones redundantes y confusión.
Además, con las versiones anteriores guardadas, los cambios en los documentos se pueden revisar y el original se puede restaurar si algo sale mal.
Para las empresas con muchas regulaciones, el software de administración de documentos proporciona pistas de auditoría útiles y características de cumplimiento adicionales.
Pasarela de pago y firma electrónica
Me gusta mucho tener una solución de firma electrónica integrada con mi plataforma de gestión de documentos. Esto elimina una barrera innecesaria entre mis clientes y mi departamento.
Cerrar un trato ya es bastante difícil. No quiero tener que preocuparme por cómo obtener una firma.
Además, no le estoy pidiendo a un cliente potencial que se registre en un servicio de firma de terceros. Todo es interno y sin fricciones.
Lo mismo ocurre con la conexión de una pasarela de pago. Siempre tiene sentido agilizar el proceso de pago. Quiero decir, mira Amazon. Puede pagar con un clic desde prácticamente cualquier lugar de su sitio. No es un accidente.
Una solución de firma electrónica y una pasarela de pago van de la mano. Las integraciones con PayPal y Stripe le permiten firmar y pagar en un solo paso.
¿Se puede decir lo mismo de los productos que utiliza?
Independientemente de su conexión de pasarela de pago y firma electrónica, encuentre una solución de gestión de documentos que elimine los conceptos básicos.
Los diferentes tipos de software de gestión de documentos
Hay muchas superposiciones entre los dos tipos principales de software de gestión de documentos. Cada producto le ayudará a rastrear, clasificar y encontrar sus documentos más rápidamente.
Dicho esto, se enfocan en diferentes problemas que enfrentan las empresas.
Algunas empresas buscan una solución que les ayude a trasladar sus documentos a la nube. Al digitalizar sus archivos y registros en papel, estas empresas finalmente pueden mantener y organizar toda su información en un formato de búsqueda.
Otros necesitan una herramienta que les permita crear y administrar documentos de todo tipo. Estas herramientas vienen con características que permiten la colaboración interna y el uso compartido seguro del lado del cliente.
El primer paso para encontrar el software de gestión de documentos adecuado para usted es decidir cuál de estas categorías se adapta mejor a sus necesidades.
Sistemas de imágenes de documentos
Una de las principales tareas del software de gestión de documentos tradicional es el escaneo y la creación de imágenes de archivos en papel.
Ya sea que las empresas se estén alejando del papel o interactuando con proveedores que todavía usan copias impresas, los sistemas de imágenes de documentos están creando rápidamente documentos digitales de alta fidelidad.
Estos productos tendrán dos características principales.
Primero, deberían tener capacidades de OCR bastante bien desarrolladas. Al ser capaces de reconocer texto, los sistemas de imágenes de documentos con OCR pueden automatizar el proceso de reconocer, nombrar y clasificar todos sus documentos importantes.
Lo segundo que hacen es proporcionar una interfaz para organizar sus documentos una vez escaneados. Puede ser una interfaz integrada o el software puede conectarse a un sistema de almacenamiento que ya esté utilizando, como Google Drive.
Sistemas de gestión de documentos
Un sistema de gestión de documentos (DMS) proporciona la funcionalidad que las empresas necesitan para mantener el control de todos sus documentos importantes.
Esto incluye algunas capacidades de creación de imágenes de documentos, así como algunas herramientas realmente bien desarrolladas para buscar, rastrear, organizar y compartir todo tipo de archivos.
La verdad es que el sistema de archivos / carpetas de algo como Windows no es suficiente para las necesidades en tiempo real de la mayoría de las empresas.
Por un lado, no pueden crear los documentos que necesitan, como archivos PDF con campos firmables o correos electrónicos que rastrean la participación del cliente.
Además de eso, mantenerse organizado con los sistemas de archivos tradicionales se vuelve realmente difícil en tiempos de crecimiento. Los documentos se pueden perder, compartir incorrectamente o salir con un ex empleado. Entonces no hay nada que puedas hacer.
Con un DMS, usted mantiene el control. Más allá de eso, estas herramientas se encargan de gran parte del trabajo. Los documentos se almacenan en ubicaciones conocidas, fáciles de encontrar cuando se pierden y siempre están disponibles para quien los necesite.
Los documentos también se actualizan siempre automáticamente a su última versión, incluso si varias personas están trabajando en ellos al mismo tiempo.
Todavía hay mucha variedad en la categoría de productos DMS. Lo que está buscando es algo que tenga como objetivo proporcionar las capacidades que necesita.
Algunas soluciones DMS están diseñadas para equipos de ventas, algunas para automatizar tareas administrativas y otras están hechas a medida para empresas con estrictos requisitos de cumplimiento.
Encuentre uno que coincida con lo que necesita.
N.º 1: DocSend: lo mejor para la participación empresarial
DocSend es una solución de gestión de documentos llave en mano que proporciona información importante sobre cómo las personas interactúan con los archivos que comparte.
Una vez que sus documentos se cargan en DocSend, que se integra con las principales plataformas de almacenamiento, puede compartir enlaces seguros.
No más archivos adjuntos, no más solicitudes de clientes potenciales para descargar archivos monstruosos y no más quedarse atascado en la carpeta de spam de un cliente.
Cada vez que alguien ve un enlace que ha compartido, recibirá una notificación y la capacidad de realizar un seguimiento de cómo interactúan con el documento. Verifique si han subido su documento y obtenga análisis página por página que le muestren dónde han pasado más tiempo.
¿Qué llama realmente la atención del cliente? Ahora lo sabes.
Esta información puede resultar muy útil para determinar qué conecta realmente a cada cliente.
Otra característica interesante es la capacidad de crear espacios. Puede recopilar todo su material de ventas en un solo lugar y utilizar permisos flexibles para permitir que diferentes clientes interactúen con los archivos adecuados.
Siempre que comparta un documento, puede establecer códigos de acceso, fechas de vencimiento y revocar el acceso más tarde.
Hay usos obvios para todas estas funciones en las ventas, pero DocSend funcionará de maravilla para las organizaciones que necesitan métricas de participación enriquecidas. Estoy pensando en la recaudación de fondos y el marketing, realmente cualquiera que se beneficie de la capacidad de medir el nivel de interés de los lectores en su material.
Con DocSend, también obtiene:
- Espacios de marca y salas de negociación
- Documentos firmables
- Informes de participación del equipo
- Pistas de auditoría
- Filigrana
- NDA en un clic
Esta última característica, en particular, es muy útil para compartir material de ventas. Haga que todos los usuarios firmen un Acuerdo de confidencialidad (NDA) antes de acceder a un documento, incluso si alguien más se lo ha reenviado.
Aumente la seguridad de su propiedad intelectual y elimine el ir y venir de la firma NDA tradicional.
DocSend está disponible con una suscripción anual a los siguientes niveles de precios:
- Personal: $ 10 / mes por usuario
- la norma: $ 45 al mes por usuario
- Avanzado: $ 150 / mes por usuario
- Empresa: Póngase en contacto con el departamento de ventas
El plan personal es ideal para emprendedores que necesitan compartir información segura con tranquilidad. También obtienen excelentes escaneos a nivel de documentos para descubrir qué hacen las personas con las propuestas.
El plan estándar funcionará bien para cualquier negocio y Advanced cumplirá con los requisitos de cumplimiento más completos.
Hay una prueba gratuita de 14 días con DocSend, que le permitirá probar todas las funciones premium.
# 2 – FileCenter DMS – Ideal para dejar de usar papel
FileCenter DMS está muy por delante del juego en términos de ayudar a las empresas a salir del archivador y mirar hacia el futuro.
En primer lugar, tiene una excelente interfaz para mantenerse organizado en los trabajos más importantes. Puede dividir y etiquetar información fácilmente, incluso automatizando la separación y el enrutamiento de documentos.
La interfaz será muy accesible para cualquiera que haya usado Windows antes. Navegar por sus documentos es lo mismo, pero obtiene todo tipo de poderes increíbles de las funciones avanzadas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
El reconocimiento de texto es tan bueno con FileCenter DMS que puede integrar automáticamente OCR en el proceso de escaneo. Mientras escanea, FileCenter puede leer texto y nombrar el documento automáticamente.
Escanear un documento hace que se pueda buscar, indexar y copiar. Inmediatamente. También puede utilizar OCR en escaneos existentes.
¿Y que hay de esto? Puede escanear un documento y convertirlo en un documento de Word con solo un clic. FileCenter extrae el texto, lo envía a Word y listo!
Debe quedar bastante claro cómo FileCenter DMS puede impulsar sus esfuerzos para digitalizar todo su lugar de trabajo. Además del mejor reconocimiento de texto, ofrecen:
- Bandeja de entrada para archivos entrantes
- Integraciones con Dropbox, Google Drive, etc.
- Limpieza automática de páginas
- Conversión de PDF con un clic
- Búsqueda local y de red
- Recuperación de archivo
FileCenter DMS es una compra única que se descarga en una sola computadora. Hay tres ediciones diferentes:
- Estándar FileCenter DMS: $ 99.95
- FileCenter DMS Pro: $ 199.95
- FileCenter DMS Pro Plus: $ 299.95
En comparación con muchas de las mejores soluciones de gestión de documentos SaaS, el hecho de que solo pague una vez por FileCenter DMS es muy atractivo. Y, si necesita varias licencias, FileCenter ofrece descuentos para múltiples usuarios.
Si está buscando una forma de escanear documentos sin una curva de aprendizaje, no busque más.
# 3 – PandaDoc – Excelente para cerrar más negocios
PandaDoc es una maravillosa solución de gestión de documentos que también ayudará a su equipo de ventas a crear contenido de marca más atractivo en menos tiempo. Realmente parece un arma secreta.
Crea una propuesta, contrato o presupuesto a partir de cualquiera de tus plantillas en segundos. Haga uno mientras un representante está al teléfono, envíe el documento seguro y los clientes pueden firmar antes de colgar.
Piense en PandaDoc como un espacio de trabajo más inteligente para los profesionales de ventas. Crear los modelos en sí es bastante sencillo. Agregue bloques como campos de texto, fechas, firmas, tablas de precios, videos y otro contenido con una interfaz de arrastrar y soltar.
¿No quieres crear tu propia plantilla? No se preocupe: PandaDoc proporciona 450 plantillas prediseñadas para una variedad de escenarios.
PandaDoc tiene integraciones nativas con CRM como Salesforce, HubSpot y Pipedrive que se integran directamente en su espacio de trabajo. Gracias a esto, la información sobre clientes y precios se puede interrumpir automáticamente.
También puede agregar productos opcionales al final de una factura para una oportunidad adicional de ventas adicionales.
Hay una serie de otras funciones útiles que agilizan el proceso de venta, que incluyen:
- Generador de flujo de trabajo simple
- Bloqueo de contenido
- Seguimiento de la actividad de documentos
- Pista de auditoría
- Pasarela de pago y firma electrónica
PandaDoc ofrece un nivel gratuito, que le brinda un número ilimitado de descargas de documentos, firmas electrónicas y pagos. Bastante ordenado, ¿verdad?
Si desea crear documentos inteligentes y rastreables, deberá optar por uno de los planes pagos:
- Esencial: $ 19 / mes por usuario
- Negocio: $ 49 / mes por usuario
- Empresa: Póngase en contacto con el departamento de ventas
Con Business, obtienes una integración CRM sencilla, que en mi opinión vale la pena. Pruebe PandaDoc gratis durante 14 días para evaluar el impacto que puede tener.
# 4 – Rubex de eFileCabinet – Excelente para automatizar las tareas diarias
Rubex es la solución de gestión de documentos de eFileCabinet que ayuda a las empresas a optimizar sus operaciones. Desde la contratación sin problemas hasta la entrada de datos ultrarrápida, las tareas que antes eran propensas a errores se vuelven perfectas.
La interfaz intuitiva centraliza todos sus documentos en un solo lugar. Desde allí, los empleados pueden buscar el texto completo de cualquier documento que se haya escaneado.
Con OCR zonal, Rubex se puede configurar para reconocer áreas clave de texto, nombrando automáticamente el archivo.
¡Los documentos se depositan literalmente por sí mismos!
Por muy buenas que sean las funciones de búsqueda, seguimiento y reconocimiento de texto, es la capacidad de automatizar flujos de trabajo simples lo que distingue a Rubex.
Establezca desencadenantes para aprobar el papeleo en función de los rechazos, aprobaciones y otras variables, para que las personas dediquen menos tiempo a tareas repetitivas.
Es una solución de gestión de documentos realmente madura, pero no lleva mucho tiempo comprenderla. Algunas de las otras características interesantes que ahorran tiempo y frustración incluyen:
- Integración de firma electrónica
- Administrar versiones de archivos
- Registro de auditoría
- Encontrar elementos faltantes
- Gobernanza automatizada
- Integración directa con Microsoft OneDrive y Google Drive
El precio de Rubex by eFileCabinet se divide en tres niveles:
- Ventaja: Desde $ 55 / mes por usuario
- Negocio: Desde $ 99 / mes por usuario
- Ilimitado: Desde $ 199 / mes por usuario
La búsqueda de texto completo, OCR y muchas funciones de gobierno automatizadas vienen con todos los planes. Las funciones de flujo de trabajo avanzado y OCR zonal solo están disponibles con suscripciones ilimitadas o como complemento de Business.
Dicho esto, Advantage viene con muchas funciones para ayudar a los equipos a mantenerse organizados. Si desea centralizar la gestión de sus documentos, Advantage funcionará tan bien o mejor que la mayoría de las otras opciones de esta lista.
# 5 – MasterControl – Ideal para cumplimiento corporativo
MasterControl es un software de gestión de documentos de servicio completo que puede manejar cualquier ley o regulación.
Cualquier cosa.
Piense en los fabricantes de dispositivos médicos, solo un ejemplo de una empresa que confía en MasterControl.
Lo crea o no, existe una pequeña cantidad de documentación segura que puede convencer al gobierno de los EE. UU. De que una cadera artificial es segura para las personas.
MasterControl proporciona funciones de seguimiento de documentos, seguridad y cumplimiento para mantener a las empresas informadas durante los procesos de auditoría más rigurosos.
Su módulo de seguridad de documentos es parte de un sistema de gestión de calidad MasterControl más grande y, según sus necesidades, puede ser una buena idea comprar algunos de los otros módulos.
Para las empresas que operan en mercados competitivos y altamente regulados, una solución de gestión de documentos más sencilla no tendrá todas las herramientas necesarias para acelerar la comercialización de un producto.
MasterControl está especialmente diseñado por este motivo y viene con:
- Validación continua para el cumplimiento de la FDA
- Conformidad de calidad ISO
- Enrutamiento web seguro
- Escalado y aprobación automatizados
- Seguimiento, análisis e informes avanzados
Deberá ponerse en contacto con MasterControl para obtener un precio correspondiente a lo que le costará el módulo de gestión de documentos.
MasterControl no es para todos, pero para el cumplimiento empresarial, sería difícil encontrar una solución más adecuada para sus necesidades.
Resumen
La gestión de sus documentos no debería ser un problema. Con tantas opciones excelentes, la pregunta es cuál funcionará mejor para su situación.
En términos de escaneo rápido de documentos, FileCenter DMS es la opción obvia. Tiene las capacidades de reconocimiento de texto más completas a un precio asequible.
Me gustan mucho DocSend y PandaDoc para equipos de ventas. DocSend tiene funciones de participación profunda que brindarán a los representantes de ventas una mejor comprensión de quién está interesado.
Elija PandaDoc si está buscando dar a sus equipos una ventaja visual, ya que podrá crear documentos de marca profesionales en cualquier momento.
Si está buscando automatizar los flujos de trabajo de sus documentos, le sugiero Rubex de eFileCabinet. Cree rápidamente soluciones elegantes para reducir la latencia de cada proceso.
Para las empresas que necesitan mantener un control firme sobre el ciclo de vida de los documentos debido a los requisitos reglamentarios, MasterControl es la respuesta. Está diseñado para satisfacer las demandas más complejas, ayudando a las empresas a comercializar sus productos sin demoras innecesarias.