¿La palabra "tabla dinámica" le da ganas de gritar?
No estas solo.
Pero, si no usa tablas dinámicas, es posible que se esté perdiendo información valiosa sobre la efectividad de sus campañas de SEO, redes sociales o marketing de contenido.
Los datos son actualmente el recurso más poderoso del planeta; algunos incluso lo llaman "petróleo nuevo". Pero, ¿está aprovechando al máximo sus datos de marketing?
Si ya tiene una buena comprensión de los conceptos básicos de Excel o Google Sheets, entonces tiene una ventaja.
Pero estoy aquí para llevarlo más allá de lo básico como SUM, AVG o agregar nuevas líneas.
Debe utilizar Microsoft Excel para analizar y organizar tu información márketing esfuerzos.
¿Por qué? Porque es uno de los activos de marketing más infrautilizados.
Es seguro decir que probablemente sepa cómo ingresar números, palabras, cantidades en dólares y otros dígitos en filas y columnas de una hoja de cálculo de Excel.
Si esto es todo lo que está usando para Excel, no está usando el software en todo su potencial.
¿Por qué?
Es difícil analizar grandes conjuntos de datos sin la ayuda de ayudas visuales.
Aquí es donde puede utilizar una tabla dinámica para facilitar su vida.
¿Qué es una tabla dinámica, de todos modos?
Una tabla dinámica es una tabla interactiva que le permite ordenar y mostrar datos en función de filtros.
Por ejemplo, supongamos que tiene un documento Excel masivo de todas las quejas de sus clientes sobre su gran negocio de comercio electrónico. Son muchos datos, pero no te dicen nada.
Una tabla dinámica puede mostrar promedios de reclamaciones por categoría, ubicación, fecha de compra y cualquier otro campo que tenga disponible.
Pero eso es solo la esencia. Estas tablas bastante simples pueden hacer mucho más.
También puede usarlos para comparar datos y números similares desde diferentes ángulos.
A pesar de su reputación, las tablas dinámicas no son tan complicadas como podría pensar. Básicamente, las tablas dinámicas ayudan:
- Resumir grandes conjuntos de datos
- Analizar grandes conjuntos de datos
- Explore la información de los datos
- Presente esta información en un formato fácil de entender.
Todos estos son elementos cruciales en sus esfuerzos de marketing.
¿Cómo puede saber si sus esfuerzos son exitosos o rentables sin tener que analizar los números? No se puede.
Aquí es donde entran las tablas dinámicas.
Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas son herramientas fantásticas para analizar grandes cantidades de datos.
Le mostraré cómo crearlos y cómo analizar eficazmente sus datos de marketing.
Paso 1: busque sus datos de origen
Antes de poder crear una tabla dinámica, debe organizar toda su información en una hoja de cálculo de Excel.
Por tanto, el primer paso es determinar la fuente de sus datos.
Así es como las empresas gastan sus publicidad digital presupuestos.
Cada uno de estos canales se puede dividir en varias categorías: el gasto en publicidad digital también puede incluir marketing social, marketing de contenido y otros esfuerzos digitales.
Son muchos datos. Por tanto, el primer paso es asegurarse de que estén organizados.
También puede tener sus datos en otra plataforma o software que no esté en Excel.
Si ingresó manualmente la información en una hoja de cálculo de Excel, es probable que ya esté algo organizada.
Sin embargo, si sus datos están en otro lugar, como una herramienta de marketing en línea, debe obtener esos números en una nueva hoja de cálculo.
Puede hacer esto de varias formas.
La primera es escribir todo manualmente. No recomiendo esto.
Por supuesto, si inserta números manualmente en una hoja de Excel diaria o semanalmente durante mucho tiempo, esa no es la peor idea.
Dicho esto, sin embargo, ingresar manualmente el equivalente a un año de datos en Excel no es práctico (o incluso realista en algunos casos).
Dependiendo de la cantidad de datos que tenga, este proceso puede llevar horas, semanas o incluso meses. Ciertamente no es un uso eficiente de su tiempo.
Si es posible, recomiendo importar sus datos.
Paso 2: importar datos a Excel
Para ahorrar tiempo y maximizar la productividad, puede importar datos a una hoja de cálculo de Excel. Así es cómo:
Abra una nueva hoja de cálculo de Excel y luego seleccione la pestaña "Datos" en la parte superior.
Seleccione la opción de importación que coincida con sus datos. Es probable que sus datos estén en formato de archivo CSV o HTML, pero todas las opciones son posibles según la plataforma o el software que esté utilizando.
Por ejemplo, si está importando datos de un archivo CSV, debe seleccionar "Desde texto".
También puede seleccionar "De otras fuentes" si necesita descargar datos del servidor SQL u otras fuentes.
Paso 3: limpia tus datos importados
Si bien Excel es extremadamente útil, no siempre es perfecto.
Es posible que su proceso de importación no haya sido 100% perfecto.
Tómese el tiempo para revisar su información y reducir los campos incorrectos.
Por ejemplo, las columnas que se supone que son una moneda, como USD, pueden aparecer como números normales.
Es una solución sencilla.
Simplemente resalte las celdas y seleccione su moneda en la sección "Número" de la pestaña "Inicio".
Puede haber otros problemas menores de importación, pero no puede resolverlos rápidamente.
Si tiene problemas, Microsoft tiene una guía para resolver problemas para guiarlo a través de algunos problemas comunes.
Es importante organizar todos sus datos antes de intentar crear una tabla dinámica.
En su mayor parte, es posible que solo necesite eliminar filas, columnas o celdas vacías.
Paso 4: crear una tabla dinámica
Ahora que ha importado toda su información a Excel, puede crear una tabla dinámica para organizar y comparar los datos.
En este momento, su hoja de cálculo tiene datos sin procesar.
Para ir más allá, puede crear una tabla dinámica para analizar la información.
A continuación, se muestra un ejemplo con datos sobre un equipo de ventas hipotético.
Seleccione los datos que desea analizar
Estos datos sin procesar son una gran información, pero ¿qué puedes hacer con ellos? No mucho.
No conoce el monto total del pedido de cada vendedor y no conoce el total de todos los pedidos.
Si desea analizar su campaña de marketing, esta es información importante.
Empiece por refinar los datos.
No es necesario seleccionar toda la hoja de trabajo para crear una tabla dinámica.
Por ejemplo, la captura de pantalla anterior puede contener columnas adicionales para la fecha de cada venta o la dirección particular del cliente.
Sin embargo, esto no es necesario para comparar el equipo de ventas y los montos de sus pedidos mensuales.
Simplemente vaya con la información importante.
Resalte todas las celdas que contienen los datos, incluidos los encabezados de cada columna.
Elija "Tabla dinámica" en la pestaña "Insertar"
Esto creará la tabla.
Seleccione los datos que desea agregar a su tabla
De forma predeterminada, su tabla dinámica se abrirá en una nueva pestaña de la hoja de trabajo.
Recomiendo dejarlo así.
Puede resultar complicado y difícil de leer si coloca su tabla dinámica sobre la hoja de trabajo existente con todos sus datos.
Si necesita consultar su hoja de especificaciones, es fácil cambiar entre las pestañas.
Como anteriormente resaltó la información en la hoja de trabajo, la opción "Seleccionar tabla o rango" ya está marcada.
Abra la pestaña Nueva hoja de cálculo
La nueva hoja de trabajo se titulará automáticamente "Hoja 2", pero puede cambiarle el nombre a cualquier cosa que le ayude a mantenerse organizado.
Observe la sección superior derecha de la pantalla.
La sección de campos de la tabla dinámica contiene todos los encabezados que resaltamos en el primer paso.
¿Recuerda que dije que seleccione solo la información importante de su fuente de datos?
Bueno, ahora tiene la opción de reducir aún más esas opciones.
Elija los campos de su tabla dinámica
Para este ejemplo, seleccionaremos los campos "Vendedor" y "Monto del pedido".
Arrastre los campos al área deseada
Puede colocar un campo seleccionado en cualquiera de las cuatro áreas.
Para este ejemplo, coloco el campo "Vendedor" debajo de "Líneas" y "Suma del monto del pedido" en la sección "Valores".
Cambiar el campo de valor
Si desea resumir el campo de valor en algo diferente a la suma, tiene algunas opciones.
Simplemente haga clic en la configuración del campo de valor y podrá ajustar el cálculo.
Para este ejemplo, la única otra opción relevante probablemente sería un promedio.
Sin embargo, lo dejo como la suma por ahora.
Ver su nueva tabla dinámica
Tómese un minuto para evaluar lo que hemos logrado aquí.
¿Recuerda cómo se veían nuestros datos en el primer paso? De lo contrario, tómate un segundo y desplázate hasta la parte superior.
Ahora es mucho más fácil analizar la información.
Cada vendedor solo aparece una vez y sus ventas totales se calculan para usted.
Incluso puede ver el total general de toda su fuerza de ventas.
Hemos convertido los datos sin procesar de la hoja de cálculo inicial en una tabla dinámica organizada.
Rotar datos
Suponga que desea ver la cantidad total de pedidos cada mes.
No tienes que empezar de cero.
Esta información es fácilmente accesible con unos pocos clics.
Simplemente desmarque la casilla del vendedor y haga clic en el campo del mes.
Asegúrese de que el campo "Mes" aparezca en la sección "Filas" en la parte inferior derecha de la pantalla.
Eso es todo.
Los datos se calculan para usted en segundos.
Siga barajando y haciendo coincidir las casillas que desea marcar en función de la información que está tratando de analizar.
También puedes disfrutar de otros herramientas de análisis mientras evalúas los datos.
Paso 5: Analice sus resultados
Ahora que es un experto en la creación de tablas dinámicas, es hora de aplicar esta información a su negocio.
que deberias estar buscando?
Todos sus datos deberían ayudarlo a dimensionar y medir los resultados de su campaña de marketing. Por ejemplo, puede hacer preguntas como:
- ¿Es efectivo o está haciendo un agujero en la cuenta corriente de su empresa?
- Todos sus datos deberían volver a la experiencia del usuario.
- ¿Dónde se enteran de ti tus clientes?
- ¿Qué impulsa las ventas?
- ¿Qué esfuerzos de marketing se traducen en altas tasas de conversión?
Intente utilizar los resultados de sus datos para maximizar su optimización de la tasa de conversión.
Una de las mejores formas de analizar sus datos de marketing es mediante el uso de ayudas visuales.
Eche un vistazo a este ejemplo de Chandoo. Estos gráficos se hicieron con una tabla dinámica y segmentos.
Esto hace que sea mucho más fácil comprender las tendencias de los datos, ¿no es así?
Si presenta la información de su tabla dinámica a su fuerza de ventas, equipo de marketing o departamento de contabilidad, puede utilizar elementos visuales como estos para transmitir su mensaje.
Por supuesto, la tabla dinámica es increíble. Ya lo hemos establecido.
Pero puede llevar la información de su tablero un paso más allá si está dando una presentación.
¿Cómo? 'O' ¿Qué? Con mesa pivotante.
Paso 6: crear un gráfico dinámico
Para simplificar las cosas, continuaré con los mismos datos hipotéticos de el ejemplo que usamos antes.
Haga clic en cualquier celda de su tabla dinámica
No importa si es una palabra, un número, un total o un encabezado.
Solo asegúrese de que una celda de la tabla esté resaltada.
Vaya a la pestaña "Analizar" en la cinta superior
Luego haga clic en el icono del gráfico dinámico.
Elija un gráfico de la lista
Estoy seleccionando una columna agrupada para este conjunto de datos. Ésta es una buena representación visual de la información de tres meses.
Cuando haga esto, no dude en elegir cualquier opción.
Con eso en mente, es mejor mantenerlo simple, especialmente si está dando una presentación.
Analizar la gráfica
Es una gran ayuda visual para medir el rendimiento y compararlo con su estrategia de marketing.
Profundicemos un poco más en esta información.
Michael Brennan tuvo un mes de enero excepcional.
De hecho, fue el mes con mejor desempeño entre todo el equipo de ventas en el conjunto de datos.
¿Qué la hizo caer tan drásticamente durante los siguientes meses?
Podría basarse en varios factores, pero desarrollemos algunos escenarios razonables.
Podría ser un problema de marketing. Compare esta información con lo que ha cambiado en su área durante los últimos meses.
¿Ha reducido sus esfuerzos de marketing? ¿Ha cambiado de estrategia?
Debes crear una estrategia de marketing eficaz y ceñirse al plan.
Si cambia algo en su sitio web de comercio electrónico, también podría afectar sus datos.
Aquí hay un video donde explico cómo optimizar las páginas de sus productos de comercio electrónico.
Tal vez Michael perdió la motivación y sus números se desplomaron como resultado.
Los empleados motivados tienden a trabajar más duro, lo que se traduce en mayores índices de satisfacción del cliente y una mejor productividad.
Si Michael ya alcanzó su cuota de comisión máxima para el trimestre, no estará tan motivado para seguir vendiendo su producto.
Para resolver este problema, puede dar a sus empleados comisiones ilimitadas o encontrar otras formas de mantener motivado a su personal.
Necesita motivar a su personal para mantenga a su equipo estrechamente alineado.
Aparte de la motivación financiera, aquí están las razones principales los empleados se mantienen motivados, según KMI Learning.
qué podemos aprender de eso?
Por supuesto, los números que usamos para crear la tabla dinámica y el gráfico dinámico eran hipotéticos.
Pero dicen mucho sobre los escenarios que puede encontrar al analizar sus propios datos.
No siempre es la falta de publicidad o un error en el departamento de marketing lo que afecta sus cifras de ventas.
Hay otros factores externos a considerar al mirar estos números.
Aquí hay algo más a considerar con respecto a sus datos de marketing.
Necesita establecer metas claras para usted mismo para saber qué medir y analizar.
Escriba sus objetivos de marketing.
Estos son los pasos a seguir para analizar eficazmente sus datos de marketing.
- Define tus objetivos y objetivos.
- Administre sus datos (usando una tabla dinámica).
- Analizar e informar (con una tabla dinámica).
Cuando lo divide en tres sencillos pasos, realmente no es tan difícil.
Conclusión
Los datos son una parte esencial de una campaña de marketing exitosa.
Y está infrautilizado por la mayoría de las empresas.
¿Cómo puede analizar eficazmente sus datos de marketing?
En primer lugar, debe organizar toda su información en Microsoft Excel.
A partir de ahí, puede crear fácilmente una tabla dinámica que convertirá sus datos sin procesar en algo que pueda analizar para evaluar su campaña de marketing.
Luego, lleve esta evaluación un poco más lejos con una tabla dinámica. Es un proceso simple que solo requiere unos pocos clics más.
Los gráficos dinámicos no son tan complicados como parecen.
Ahora que está familiarizado con su creación y uso como herramienta de marketing, puede comenzar a analizar sus datos para comprender mejor la efectividad de su plan de marketing.
Lo tendrás listo en minutos. Luego, use estos trucos de Excel para llevar su marketing aún más lejos.
¿Qué datos utilizará para crear su primera tabla dinámica? ¿Qué podría aprender de sus esfuerzos de marketing?