Divulgación: este contenido es compatible con el espectador, lo que significa que si hace clic en algunos de nuestros enlaces, podemos ganar una comisión.

“La gestión del conocimiento no funcionará hasta que comprenda que no se trata de cómo se captura el conocimiento, sino de cómo se usa. – Etienne Wenger.

Teniendo en cuenta el mundo moderno en el que vivimos, qué mejor manera de aprovechar el conocimiento que con el software de base de conocimientos.

Aborda uno de los aspectos más difíciles de administrar un negocio en línea: brindar información completa a sus clientes.

Este tipo de herramienta de software ayuda a responder las dudas de los usuarios antes de que se conviertan en clientes de pago. Por lo tanto, no solo se ve más eficiente, sino que también atiende mejor a sus clientes.

¿Qué es no amar, verdad?

Elija la solución adecuada para su negocio que lo ayude a construir una base de clientes leales y una fuerza laboral eficiente; ambos le permitirán escalar su negocio y alcanzar sus objetivos más rápido.

Pero la pregunta sigue siendo: ¿Cuál es el mejor software de base de conocimientos del mercado actual?

Con tantas opciones para elegir, puede ser difícil encontrar el software adecuado para su sitio web, ahí es donde entra en juego esta guía.

Hemos buscado en la web las mejores herramientas de base de conocimientos. Había muchos, pero logramos reducirlo a cinco. En esta guía, analizaremos mis mejores opciones con más detalle para determinar cuál es la mejor para su negocio.

Vayamos directo allí.

Las 5 mejores opciones para el mejor software de base de conocimientos:

Cómo elegir el mejor software de base de conocimientos para usted

Antes de discutir las opciones, debe conocer la metodología detrás de la selección de nuestras mejores opciones y los factores que usamos para delimitar nuestra decisión. Debe aplicar la misma lógica al determinar la elección correcta para su negocio.

Implementación de seguridad y privacidad de datos

Puede implementar soluciones en la nube donde los datos se alojan en servidores de terceros o proveedores, o en las instalaciones donde se alojan en sus servidores personales. Ambas son opciones legítimas. Por lo tanto, debe revisar las métricas de cada uno y elegir la que mejor se adapte a su negocio.

También verifique la certificación de cumplimiento del proveedor de seguridad, solo para estar seguro. Si opta por utilizar servidores de terceros, asegúrese de que la empresa tenga una buena reputación.

Alineación de objetivos comerciales

Cada proveedor de software ofrece soluciones con distintas funciones para satisfacer las distintas necesidades comerciales. Encontrará herramientas diseñadas para ser servicios de soporte al cliente, mientras que otras son herramientas colaborativas para administrar proyectos e ideas.

Haga una lista de las necesidades de su negocio, luego combine sus soluciones para determinar su idoneidad antes de tomar una decisión de compra.

La alineación también incluye la medida en que el software de la base de conocimientos coincide con otros procesos y sistemas de información que ya existen en su sistema. Le sugerimos que cree una hoja de ruta para integrar el software en sus sistemas con un tiempo de inactividad mínimo.

Configurabilidad con soporte de respaldo de nivel empresarial

Una buena solución de software de base de conocimientos debe ser configurable e incluir medios de respaldo de nivel empresarial. La fácil configurabilidad garantizará que el software cumpla con los requisitos de su negocio. Puede personalizar sus datos en forma de documentos de búsqueda, compartibles y colaborativos.

Desarrollar contenido y documentos es un proceso muy largo. Precisamente por qué perder todo esto sería una pesadilla total: cualquier cosa que tenga una copia de seguridad puede evitar. Tendrá mayor tranquilidad sabiendo que todos los datos privados y esenciales se almacenan de forma segura.

Análisis de informes y optimización de motores de búsqueda (SEO)

El software con métricas y análisis de informes puede indicarle cómo interactúan los usuarios con la base de conocimientos. Incluso puede encontrar formas de optimizar el contenido para mantener una base de conocimientos en línea eficiente e informativa.

Hablando de optimización, tener herramientas de SEO en una solución facilitaría el acceso a su base de conocimientos. Además, los usuarios y prospectos de todo el mundo también pueden encontrar fácilmente su base de datos.

También busque soporte multilingüe si desea administrar mejor todos los artículos en su base de conocimientos. Dicho esto, es posible que esta función no sea tan importante para una empresa que no ofrece servicios y soluciones en varias regiones.

Usamos estos criterios para elegir el mejor software de base de conocimientos. Úselos para identificar un proveedor que pueda brindarle una experiencia de usuario limpia y sin complicaciones, y estará listo para escalar.

Los diferentes tipos de software de base de conocimientos

Las herramientas de la base de conocimientos pueden ser muy diferentes según cómo planee utilizarlas. Por ejemplo, el software destinado a uso interno tiene un conjunto de características diferente al software destinado a un cliente externo.

Los valores fundamentales, sin embargo, permanecen sin cambios.

Estas herramientas son prácticamente las mismas en lo que respecta a las capacidades de creación, almacenamiento y búsqueda de contenido. A continuación, presentamos los diferentes tipos de bases de conocimiento y cómo funcionan con más detalle.

Software de base de conocimientos interno

Las bases de conocimientos internos están destinadas a la información y las prácticas internas. Las empresas utilizan estos sistemas para archivar tareas repetitivas, prácticas comerciales y otros datos relacionados con sus operaciones.

Los miembros del equipo necesitan acceso explícito a las bases de conocimiento internas, ya sea a través del correo electrónico de la empresa o cualquier otro correo electrónico autorizado.

Software de base de conocimiento externo

Los sistemas de conocimiento externos funcionan de manera diferente a los sistemas de conocimiento internos porque están alojados en el sitio web de una empresa o en un sitio web separado, un sitio completamente dedicado a la base de conocimientos.

Estas bases de datos están organizadas por la empresa o funcionan como foros donde los usuarios pueden publicar sugerencias o responder preguntas de otros usuarios. No requieren inicio de sesión.

El objetivo principal aquí es crear una base de conocimientos donde los consumidores puedan obtener información, contribuir e interactuar con otros usuarios y el producto.

Software de base de conocimientos híbrido

Puede utilizar estas bases de conocimiento interna y externamente a su discreción. Cada solución híbrida tiene diferentes funciones para cada tipo para satisfacer sus diversas necesidades.

Este doble cara es su USP más grande, con un conjunto de características para uso interno y el otro para uso externo. Esta es una versión coherente de la base de conocimientos que se puede alojar en una sola aplicación para uso interno y externo.

Software de base de conocimientos de código abierto

Estas bases de conocimientos están abiertas al público y pueden ser de pago en determinadas circunstancias. Dicho software puede ayudar a su organización a brindar a los desarrolladores y programadores la capacidad de personalizar el código fuente cuando sea necesario.

# 1 – Document360 – Ideal para uso interno

Document360 es una de las herramientas de base de conocimientos más poderosas con una amplia gama de funciones de colaboración que la hace perfecta para uso interno, especialmente para equipos grandes.

Por ejemplo, tiene un editor de texto de rebajas que facilita la edición y el estilo. Puede agregar enlaces, videos, imágenes, tablas, ejemplos de código y llamadas.

Es muy similar a Google Docs. Puede agregar miembros con diferentes roles, como propietario, editor, administrador, lector y editor de borradores, cada uno con derecho a dejar comentarios en los artículos y mencionar a otros colegas. También tienen acceso al historial completo de revisiones de partículas y pueden restaurar versiones anteriores.

Hay dos niveles de acceso para bases de conocimiento externas e internas. Además, también puede crear varios sitios de base de conocimientos para diferentes proyectos.

Document360 proporciona información sobre el rendimiento e informes de búsqueda para los usuarios. Mientras que el primero muestra el rendimiento de cada elemento y el porcentaje de clientes que aún se comunican con su equipo de soporte después de leer su base de conocimientos, el segundo le brinda información sobre búsquedas populares y fallidas.

Más de 10.000 personas de 80 países han utilizado Document360, incluidas grandes empresas como Microsoft, Harvard University, Mambu y Customer.io.

Precios

Document360 tiene un plan de suscripción para cada preferencia y presupuesto. Puede elegir entre cuatro niveles:

• Inicio – $ 49 por proyecto por mes
• Negocio – $ 149 por proyecto por mes
• Negocios – $ 299 por proyecto por mes
• Business Plus: solicite una cotización a la empresa

También está disponible una prueba gratuita de 14 días para ver si es adecuado para usted.

# 2 – Zendesk: ideal para grandes empresas con configuraciones técnicas

Zendesk le permite definir un sistema de base de conocimientos rico en funciones y, al mismo tiempo, administrar el soporte al cliente y crear sistemas de tickets de soporte. Todo esto se puede hacer utilizando la misma plataforma, lo que es rápido y conveniente.

Puede crear artículos en el editor de texto y personalizar su centro de ayuda con temas personalizados. Otras características incluyen un importador de Google Docs, historial de contenido y almacenamiento, permisos de publicación y control de acceso.

Zendesk Support puede ser útil para las grandes empresas que tienen que lidiar con cientos de consultas de los clientes a diario con su base de conocimientos, funciones de emisión de tickets y chat. Aún así, existen planes de suscripción para cada necesidad y tamaño de empresa, lo que la convierte en una excelente opción en general.

Con su soporte multilingüe, puede ofrecer su base de conocimientos en varios idiomas, lo que permite a los clientes de otros países cambiar fácilmente entre ellos.

Consejo profesional: Integre Zendesk Support con Zendesk Guide para acceder a la aplicación Knowledge Capture. La aplicación puede sugerir contenido relevante en función de las preguntas de los clientes y crear nuevos artículos de la base de conocimientos directamente desde un ticket de soporte.

Precios

El precio de la guía de Zendesk varía según la cantidad de agentes. Tienes cuatro opciones:

• Lite – $ 0
• Profesional – $ 15 por agente por mes
• Negocios – $ 29 por agente por mes
• Answer Bot: desde $ 50 por mes

Puede obtener una prueba gratuita para todos los planes excepto Answer Bot.

# 3 – Helpjuice – Excelente para un análisis detallado

Helpjuice es una plataforma SaaS acreditada que proporciona excelentes soluciones de base de conocimientos, especialmente para empresas con equipos grandes.

El editor de texto viene con varias funciones avanzadas e intuitivas. También tiene características de colaboración relevantes que permiten que varios autores trabajen en artículos simultáneamente sin molestarse entre sí.

Obtiene varios niveles de acceso, como usuarios públicos, internos, basados ​​en URL y específicos. Además, hay muchas plantillas personalizables entre las que puede elegir.

Recomendamos encarecidamente Helpjuice si desea análisis detallados para mejorar sus operaciones. Su potente análisis de la base de conocimientos le brinda información sobre el rendimiento de los artículos en todo tipo de números y gráficos, actividades de autor y términos de búsqueda comunes que la gente usa, entre otros beneficios.

La plataforma es más adecuada para grandes empresas y empresas. Pero si es una start-up que puede permitirse gastar unos cientos de dólares al mes, definitivamente debería considerar las características del software de conocimiento Helpjuice y sus análisis muy detallados.

Precios

Helpjuice ofrece productos de gestión del conocimiento independientes líderes, lo que también se refleja en sus precios. Puede elegir entre cuatro planes de suscripción:

• Starter: $ 120 por mes para hasta 4 usuarios
• Run-Up – $ 200 por mes para hasta 16 usuarios
• Premium Limited: $ 289 por mes para hasta 60 usuarios
• Premium ilimitado: $ 999 por mes para usuarios ilimitados

Una prueba gratuita de 14 días está disponible para todos los planes de suscripción.

# 4 – LiveAgent – Ideal para administrar el soporte multicanal

LiveAgent es un software que combina la comunicación de correos electrónicos, llamadas y redes sociales en un tablero unificado, lo que lo hace fácilmente accesible para todo su equipo de atención al cliente. También ofrece soporte de base de conocimientos como parte de su programa de software de soporte más amplio.

Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta LiveAgent, puede comenzar a construir su base de conocimientos agregando artículos, preguntas frecuentes, videos, sugerencias y comentarios. También puede tener foros comunitarios en su sistema.

Además, es totalmente personalizable, por lo que tiene total libertad creativa. Puede cambiar temas, importar logotipos, cambiar colores o editar código HTML para sincronizar su base de conocimientos con el estilo del sitio web de su empresa.

LiveAgent es una excelente opción para cualquier empresa, independientemente de los nichos y tamaños de la industria, y puede integrarse con más de 40 aplicaciones de terceros.

Precios

LiveAgent ofrece cuatro plantas ricas en funciones disponibles a precios asequibles:

• Libre
• Boleto – $ 15 por agente por mes
• Ticket + Chat – $ 29 por agente por mes
• Todo incluido: $ 39 por agente por mes

También puede aprovechar una prueba gratuita de 14 días de LiveAgent.

# 5 – Base de conocimientos de ProProfs: el mejor software gratuito de base de conocimientos para principiantes

ProProfs, software de base de conocimientos interno gratuito que existe desde 2006, cuenta con una base de clientes leales de Dell, Sony, DHL y Cisco.

Es una herramienta poderosa con varias características únicas, integraciones robustas y configuraciones inteligentes que pueden ayudarlo a crear una base de conocimientos en línea, manuales, documentación, preguntas frecuentes, sitios de ayuda y más. También tiene acceso a la información en cualquier momento y en cualquier lugar a través de la base de conocimientos pública o privada.

Puede utilizar la plataforma para optimizar todos los aspectos de la gestión del conocimiento, desde la creación y el diseño de contenido, hasta la personalización y publicación, lo que desee.

ProProfs es como tu profesor de inglés de secundaria que clasifica a tu personal. Revisa todo el contenido de su base de conocimientos y le proporciona una puntuación de legibilidad para mejorar su escritura y hacerla más informativa para uso futuro. También puede escanear sus documentos más populares para obtener información.

Además, el software es tan fácil de usar como una herramienta. No tiene que preocuparse por HTML o habilidades de codificación gracias a su compatibilidad con una gran cantidad de herramientas poderosas como Freshdesk, Salesforce Desk, Google Analytics y Wufoo.

Precios

El sistema de precios para los usuarios de ProProfs es diferente de las soluciones de servicio al cliente todo en uno. En lugar de facturar por usuario, la empresa factura por página. Los planes son los siguientes:

• Libre
• Essentials – $ 0.30 por página por mes
• Premium – $ 0.50 por página por mes

Puedes probar cualquier plan gratis durante 15 días.

Pensamientos finales

Más que nunca, las empresas no tienen absolutamente ninguna razón para comprometer los servicios de soporte al cliente.

Con soluciones como el software de base de conocimiento disponible, todos tienen una gran oportunidad de brindar el mejor servicio al cliente posible y aprovechar al máximo las prácticas comerciales contemporáneas para optimizar la capacitación de los empleados y las operaciones comerciales.

Puede seleccionar cualquier herramienta de mis mejores opciones en función de sus necesidades comerciales. Cualquiera que elija, el software de la base de conocimientos lo ayudará a acortar los tiempos de capacitación, almacenar de forma segura datos comerciales cruciales y complementar su mesa de servicio.