Si desea hacer crecer su pequeña empresa en 2021 y más allá, debe organizar todos los aspectos de su negocio. Esto puede resultar difícil si su pequeña empresa no tiene el efectivo o los recursos para implementar sistemas que conduzcan a una organización a largo plazo.
Sé por experiencia personal que incluso si utiliza las mejores herramientas para hacer crecer su negocio, el éxito puede verse atrofiado si no dedica su tiempo y energía a las cosas correctas.
Aquí le mostramos cómo mantenerse organizado en 2021 y más allá.
1. Organice el espacio de su oficina y el espacio de almacenamiento de su pequeña empresa
Para empezar, debe asegurarse de que su entorno físico esté limpio y organizado.
Esto asegura que pueda desempeñarse a su nivel más alto. En muchos sentidos, la organización de todo su negocio está determinada por la organización de su oficina.
Para comenzar, asegúrese de que todo tenga un lugar específico, incluso si ese lugar está en una pila de papeles en su escritorio.
Para aprovechar al máximo su escritorio, puede seguir consejos simples como tener espacio para todo, segmentar su escritorio, dedicar tiempo todos los días a organizar los papeles en su escritorio y etiquetar todo.
Dado que el papeleo tiende a consumir mucho tiempo y recursos en la mayoría de las oficinas modernas, debería considerar almacenar estos documentos fuera del sitio.
Esto significa que pasará menos tiempo administrando sus documentos y puede estar seguro de que están mejor protegidos y seguros de lo que podría hacerlo por su cuenta. También puede escanear documentos y cargarlos en un servicio de almacenamiento en la nube, o simplemente guardarlos en su computadora (¡asegúrese de hacer una copia de seguridad de su computadora con regularidad!)
Sin embargo, si ese no es exactamente su estilo de trabajo, le mostraré otro método que puede ayudarlo a reducir su carga de trabajo de papel en un minuto.
2. Realizar un seguimiento de la atención al cliente para tu pequeña empresa
Sus clientes leales son el corazón de su negocio.
Aunque requieren mucho tiempo y recursos, es un tiempo bien invertido si los hace felices y satisfechos con los servicios que tiene para ofrecer.
Si bien es importante automatizar su sistema de atención al cliente, automatizar las relaciones con sus clientes es una mala idea.
Para llegar a sus clientes directamente, considere utilizar un programa como Groove, que le permite administrar eficazmente los tickets de sus clientes.
Esto le permite dedicar menos tiempo a administrar clientes y más tiempo a mejorar sus productos y sistemas comerciales.
Sin embargo, no intente automatizar todo el proceso. Los contactos personales y la comunicación directa lo beneficiarán a usted y a sus clientes.
3. Planifique las campañas de redes sociales de su pequeña empresa con anticipación.
Si usted es ejecutar una campaña de marketing en redes sociales con un presupuesto limitado, debe reducir el tiempo que dedica a mantener las cosas en línea.
En lugar de perder el tiempo publicando publicaciones cada pocas horas, debe planificar sus publicaciones con anticipación. También puede programar su sistema CMS o plataforma de redes sociales para publicar artículos por usted.
Esta sencilla técnica de organización le ahorrará innumerables horas y le ayudará a mejorar su eficiencia y productividad.
Meet Edgar es una excelente manera de administrar su contenido con anticipación, lo que le permite escribir actualizaciones de redes sociales una vez y luego enviarlas varias veces después.
Es una excelente manera de mantener las cosas organizadas, sin tener que repetirse, actualizando constantemente sus feeds sociales.
4. Administre los recibos de gastos de su pequeña empresa
Si ha estado administrando su pequeña empresa por un tiempo, sabe lo frustrante que puede ser administrar todos sus informes de gastos.
Son complicados de rastrear y registrar, pero deben administrarse para que pueda mantenerse al día con los impuestos y asegurarse de que sus finanzas estén en orden.
Sin embargo, no puede simplemente posponerlos cuando surgen trabajos más importantes. Tienes que realizar un seguimiento de cada compra y transacción cada semana.
Para hacer esto más eficiente, use software como Expensify, que hace todo el trabajo, mantenga sus gastos organizados y registrados para que pueda concentrarse en las cosas que realmente le importan a su pequeña empresa.
Hablando de dejar que el software administre sus documentos, puede extenderlo a otras áreas de su negocio para obtener resultados estelares.
5.Haga su pequeña empresa sin papel
Si desea reducir el desorden y la gestión asociados con todo el papeleo que necesita para mantener el ritmo, podría ser el momento de dejar de usar papel.
Esto significa que, en lugar de realizar un seguimiento de docenas de archivos y carpetas todo el tiempo, simplemente está reduciendo los documentos más importantes a escaneos digitales.
Si va a probar esto, necesita una forma de escanear documentos rápidamente sobre la marcha para no tener dificultades para mantenerse al día con la carga de trabajo.
CamScanner es una gran aplicación para escanear sus facturas y otros papeles de forma rápida y sencilla.
CamScanner le permite mantener los archivos en la aplicación, pero también puede transferirlos a su computadora.
Si necesita compartir estos archivos con un equipo de personas, le recomiendo mantener sus archivos archivados en un programa como Dropbox.
Esto asegura que todos en su pequeña empresa estén al día con los documentos más recientes, pero no tiene que preocuparse por la administración de archivos sin conexión.
6. Organice sus contraseñas
Si es como la mayoría de las personas, tiene uno de dos sistemas para administrar sus contraseñas.
O usa la misma contraseña todo el tiempo para diferentes sitios web, o olvida constantemente las contraseñas que estableció para cada sitio.
En lugar de cualquiera de esos, recomiendo un tercer sistema: deje que una aplicación administre sus contraseñas por usted.
Puede hacer esto automáticamente en un navegador como Chrome. Desafortunadamente, esto no es completamente seguro, ya que cualquier persona con acceso a su computadora puede usarlos.
En cambio, recomiendo usar 1Password para administrar sus contraseñas. Este programa almacena sus contraseñas juntas en una aplicación móvil y de escritorio.
Sin embargo, a diferencia de la función de autocompletar de Chrome, debe ingresar una única contraseña para acceder a sus otras contraseñas.
Es una serie de pocas palabras, fácil de recordar, pero casi imposible de piratear.
Por ejemplo, digamos que necesita iniciar sesión en su cuenta en Stripe. Primero, necesitas llegar al Página de inicio de sesión de Stripe.
Puede hacer clic en el icono de 1Password en Chrome o ingresar el atajo de teclado Comando + .
Esto abre el formulario 1Password, en el que ingresa la contraseña que le da acceso a otras contraseñas.
1Password llena Stripe automáticamente con su información de inicio de sesión y la contraseña guardada. También te registra automáticamente, por lo que tienes que hacer un clic menos.
1Password almacenará información para una variedad de cuentas.
La mejor parte es que cada sitio puede tener una contraseña compleja y única, pero todos pueden acceder a ella con una sola frase. 1Password también puede generar una contraseña aleatoria y altamente segura si lo desea.
Esto significa que se gasta menos memoria en contraseñas y puede hacer más si trabaja de manera eficiente y organiza sus conexiones.
7. Mejore su espacio de trabajo para aumentar la productividad
Si desea avanzar en su negocio, debe crear un entorno que respalde esa visión. Existen algunas técnicas probadas que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su espacio de trabajo.
Lo crea o no, agregar algunas plantas alrededor de su escritorio puede aumentar la productividad en un 15% a través de un enfoque mejorado.
También obtendrá un impulso al usar un escritorio de pie y limpiar sus cables.
Estas técnicas lo ayudan a mantenerse enérgico y concentrado sin las distracciones que provienen de un lugar de trabajo abarrotado.
Es posible que estos cambios solo demoren unos minutos en implementarse, pero incluso los cambios pequeños pueden mejorar su productividad y marcar una gran diferencia en la organización y la productividad de su pequeña empresa.
8. Realice un seguimiento de las notas de su pequeña empresa en la nube
Si está escribiendo notas, tareas, ideas y datos de contacto en hojas de papel o lo que sea más cercano, ahora es el momento de organizarse.
Los programas como Evernote son una excelente manera de hacer esto, y debe comenzar a implementarlo (o un software similar) de inmediato.
Para que Evernote funcione al máximo, debes decidir qué filosofía aplicar.
¿Va a guardar todo allí y utilizar la función de búsqueda para encontrar sus notas más tarde? ¿Va a colocar cuidadosamente sus notas en carpetas y usar etiquetas y encabezados para asegurarse de saber qué hay en el programa?
Ambas opciones son válidas. La clave es crear un sistema que funcione para usted y luego seguir usándolo.
9. Mantenga organizado el escritorio de su computadora
Así como su oficina física debe estar ordenada y ordenada para ayudarlo a mantenerse organizado y trabajar, su oficina digital también debe estar ordenada y organizada.
Una buena regla general es que si no puede ver el fondo de su escritorio, debe trabajar para reducir y eliminar las cosas que abarrotan su computadora.
Una vez que haya limpiado su pantalla principal, considere borrar los archivos descargados y eliminar los enlaces u otros archivos que no esté utilizando.
Si lo desea, incluso puede limpiar su basura y ahorrar espacio en el disco duro.
Es una excelente manera de brindar una visión refrescante de sus procesos de trabajo que lo ayudará a mantenerse organizado.
10. Mejorar el sistema de planificacións para tu pequeña empresa
Si tiene reuniones frecuentes, chats de video o ventanas para que otras personas programen horas de trabajo con usted, necesita una forma de administrar eficazmente esos espacios de tiempo.
La mayoría de las personas tienden a usar correos electrónicos e invitaciones de calendario para planificar eventos como este. Desafortunadamente, los ajustes continuos del horario pueden ser agotadores y una pérdida de tiempo. En su lugar, encuentre el momento perfecto para reunirse utilizando un programa como Calendly.
Calendly permite que otros programen un horario para trabajar contigo, por lo que no es necesario intercambiar mensajes.
Es una manera fácil de mantenerse en contacto con los demás sin la confusión que suele conllevar la molestia de planificar.
11. Controle su tiempo de manera eficiente
Si trabaja por cuenta propia, sabe la importancia de realizar un seguimiento de sus horas facturables.
Pero incluso si no necesita realizar un seguimiento de las horas para asegurarse de que le paguen, es una buena idea comenzar a usar un programa como Toggl.
Toggl es una forma rápida y fácil de controlar su tiempo, que puede ayudar a cualquier propietario de una pequeña empresa.
Al crear proyectos y tareas independientes en Toggl, puede realizar un seguimiento de las horas que dedica a lograr sus objetivos más importantes.
En lugar de preguntarse por qué no cumplió con los criterios que estableció anteriormente, puede usar Toggl para mantenerse organizado y realizar un seguimiento de cómo está gastando su recurso más valioso: su tiempo.
12. Mantenga un registro de sus facturas y pagos de pequeñas empresas
Cada pequeña empresa tiene que manejar pagos, facturación y facturación. Esta es una característica esencial que mantiene vivo el negocio, pero puede ser difícil mantener todo organizado.
En lugar de trabajar constantemente para asegurarse de que funcione para usted, considere usar un programa como FreshBooks para gestionar sus facturas.
Recuerde, la gran mayoría de la información de pago que necesita administrar no afecta directamente la calidad de su trabajo, ni involucra sus habilidades básicas.
Busque software que haga que este tipo de tareas administrativas sea más eficiente, lo que le permitirá ahorrar tiempo.
Cuantas menos tareas tenga que realizar en un día, más podrá concentrarse en las áreas que más le importan y ayudarlo a lograr sus prioridades más altas.
13. Planifique por adelantado los impuestos trimestrales de su pequeña empresa
Si su empresa tiene su sede en los Estados Unidos, deberá asegurarse de pagar los impuestos trimestrales adeudados cada pocos meses.
Incluso si no tiene su sede en los Estados Unidos, debe conocer las políticas fiscales de su país y región.
No es solo algo en lo que debería pensar en organizar. Si no sigue las regulaciones fiscales en su país de residencia, podría terminar pagando multas o incluso ser cerrado.
Para asegurarse de que está cumpliendo con los impuestos y pagando los montos adeudados en diferentes momentos, consulte a un servicio como inDinero.
Esto le ayudará a estar seguro de que lleva un registro de sus impuestos y organiza parte de la organización por usted.
14. Controle la bandeja de entrada de su correo electrónico
Si su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos no leídos, puede resultar frustrante y perder demasiado tiempo.
Tendrá más éxito con su pequeña empresa si reduce ese número a unos pocos correos electrónicos importantes y limpia su bandeja de entrada con regularidad.
El experto en productividad Brian Tracy recomienda mantener limpia la bandeja de entrada, elimine su correo basura y vuelva a registrar los que necesita.
También puede crear carpetas o banderas para filtrar los correos electrónicos en su bandeja de entrada en categorías específicas. Esto le ayudará a identificar qué correos electrónicos son importantes o necesitan una respuesta, en comparación con los que puede leer.
Al navegar por los correos electrónicos menos importantes, puede navegar por su bandeja de entrada aún más rápido.
Esta es solo una de las muchas herramientas que pueden ayudarlo a reducir el tiempo que dedica a enviar y recibir correos electrónicos y ahorrarle innumerables horas mientras lo mantiene mejor organizado.
15. Limpia tu lista de reproducción
Si eres como muchos emprendedores, constantemente encuentras artículos que te ayudarán a hacer crecer tu negocio y aumentar tus ingresos y conversiones.
Sin embargo, si no tiene tiempo para leer el artículo, probablemente lo esté almacenando en otro lugar, como un marcador en su navegador o enviándolo a usted mismo por correo electrónico.
Si es así, querrá convertir esa lista de elementos difícil de manejar en algo que pueda administrar fácilmente.
yo recomiendo Pocket, que te ayuda a realizar un seguimiento artículos y videos que desea leer o ver más tarde. Es un sistema simple que mantiene los artículos de interés mientras los guarda.
Para usarlo, primero debes encontrar un artículo que te parezca interesante. Si instala la extensión Pocket Chrome, deberá hacer clic en ella en la ventana del navegador.
Desde el menú desplegable que aparece, puede agregar una etiqueta y ver artículos relacionados que otros han guardado para leer más tarde.
Al instante, el nuevo artículo que guarde aparecerá en su lista maestra de jugadas para leer en Pocket.
Lo mejor de todo es que los artículos que guardas en Pocket están disponibles para leer en todos tus dispositivos. Esto le facilita seguir leyendo en su teléfono cuando viaja.
Tener una lista de lectura de artículos en Pocket (o un programa similar) le permite guardar rápidamente piezas interesantes sin crear una lista desordenada en algún lugar de su computadora.
Si lee mucho en línea, esta es una excelente manera de organizar su material de lectura y mantenerlo accesible en todos sus dispositivos.
16. Reduzca el almacenamiento físico de papel en su pequeña empresa
Mencioné anteriormente que el papeleo es una gran frustración para muchos propietarios de pequeñas empresas.
Puede reducir el tiempo que dedica a la gestión de documentos creando primero un sistema de organización para todo su lugar de trabajo.
Si lo desea, puede llevar la gestión del papel de una tarea interna a algo que otra empresa haga por usted.
Si bien ninguno de estos parece atractivo, no se pierde toda esperanza. Empiece por organizar sus documentos almacenados en un orden lógico.
Asegúrese de tener a mano sus documentos más importantes para un fácil acceso.
Deshágase de todos los papeles que ya no necesita. Cuanto más papel elimine, menos espacio tendrá de qué preocuparse.
Es la forma más eficiente de mantener sus documentos organizados sin extensos sistemas de gestión. Simplemente tire lo que no necesita.
Si conserva archivos y documentos importantes que no se pueden tirar, considere usar un servicio como Shred-It para destruir sus documentos.
Es una excelente manera de mantenerse seguro y reducir la carga de trabajo y las molestias asociadas con el papeleo con el que tiene que lidiar a diario.
Cuanto menos tenga de qué preocuparse en el sistema organizativo de su pequeña empresa, más podrá concentrarse en lo que más le importa a su empresa.
Conclusión
Si desea hacer crecer su negocio en 2021 y más allá, debe asegurarse de estar lo suficientemente organizado para administrar el crecimiento de su pequeña empresa.
Debe tener en cuenta los comportamientos organizacionales simples (como ordenar su escritorio y espacio de trabajo), automatizar tareas (como sus campañas de marketing), finanzas (como sus impuestos) y, lo más importante, su tiempo (use software de seguimiento y programación del tiempo). ).
Si necesita ayuda para comenzar sus esfuerzos de marketing y digitales para que pueda concentrarse en la creación de estrategias organizativas, ¡nos encantaría discutirlo!
¿Qué estrategias utilizará para mantener organizada su pequeña empresa?